Projets primés en 2013
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Projets innovants primés


Création d'un logiciel : G.E.S.D.A.P.(gestion des délégués auxilaires du privé)
Objectif(s) :
Amélioration de la gestion administrative et financière des délégués auxiliaires de l'enseignement privé/ AUTOMATISATION,FIABILISATION, GAIN DE TEMPS
Contenu :
GESTION DES DELEGUES AUXILAIRES DU PRIVE: automatisation des calculs de paiement des indemnités de vacances, des reclassements(calculs et éditions), des promotions( calculs et éditions), d'ancienneté pour l'obtention d'un CDI sous les régimes des lois 2005 et 2012( calcul et éditions), édition automatique des états de service.

archivage numérique
Objectif(s) :
L'objectif principal consistait à réduire le temps de classement des documents administratifs.
Contenu :
Les documents comptables ne sont plus systématiquements imùrimés sur papier mais au moyen du logiciel libre PDF creator sous forme numérique. Les documents sont archivés numériquement dans un dossier dédié et suivant une règle de nommage qui permet de les retrouver facilement. Les seuls documents imprimés sur papier sont ceusx qui nécessitent d'être justifiés, compte de tiers, de stock ou de capital. Forces: gain de temps, gain de place, disponibilité des documents en particulier lorsque leur impression devient impossible aprés validation (dbm) faiblesse: pas de validation de la procédure extensions: une carte de l'information se met en place avec la mise en réseau de la fonction scanner du photocopieur du service qui permet de conserver des documents originaux signés; soit pour les conserver, comptes financiers, budgets soit pour en augmenter la disponibilité, actes du conseil d'administration, contrats Le risque de perte d'information est compensée par une multiplication des sauvegardes et des supports.

Pilotage des périodes de formation en entreprise en ligne
Objectif(s) :
Faciliter le pilotage des périodes de formation en entreprise Améliorer le suivi des élèves par les équipes pédagogiques Anticiper l'activité des enseignants en heures dues Prévoir les HSE à payer
Contenu :
Réaliser une application web qui permette de calculer automatiquement le nombre d'élèves à suivre lors des périodes de formation en entreprise en tenant compte du nombre de semaines de stage, de l'effectif de la classe et du nombre d'heures dont chaque enseignant dispose à l'emploi du temps de la classe. Ce dispositif permet de donner une information fiable aux professeurs, de déterminer à l'avance le nombre d'heures supplémentaires qui seront mises en paiement pour le suivi des PFE et d'anticiper les activités à donner lorsqu'un enseignant est en sous-service (heures dues). Le tableau issu du calcul est extractible au format EXCEL ce qui permet d'ajuster les éventuels écarts. La même application sera utilisée pour le calcul des indemnités de CCF (contrôle en cours de formation) des enseignants. ce traitement est en cours de développement et sera opérationnel en mai 2013. Avec cette application ainsi développée le chef de travaux d'un LP ou d'un LGT donne une information fiable et transparente à son chef d'établissement ainsi qu'aux services rectoraux demandeurs.

Le Congrès d'administration
Objectif(s) :
Favoriser l'unité dans une cité scolaire
Contenu :
Il s'agit de remplacer en cité scolaire les conseil d'administration séparés du lycée et du collège par un congrès d'administration réunissant les deux instances en même temps. - les deux entités participent aux mêmes débats et entendent les mêmes choses; - les outils s'harmonisent; - les valeurs sont partagées.

logiciel de gestion de clefs
Objectif(s) :
Rendre ce petit logiciel à la portée de tous utilisable et servir pour une meilleur gestion et un gain de temps, et une facilité de recherche, etc...
Contenu :
logiciel excel avec macro de gestion des clefs, avec répertoire des détenteurs de clefs, recherche par numéro ou détenteur. Simple à utilisé, adaptable à n'importe quel service gérant un grand nombre d'objets confiés à plusieurs personnes. Modifiable en fonction du besoin. Simple programmation VBA. Il sert à gagner du temps, à faciliter les recherches dans les deux sens, à gérer clairement et précisément. Il est à la portée de tous avec des fenêtres interactives de questions pour mieux remplir et saisir les données et commander les recherches.

Bubble
Objectif(s) :
Bubble est un moteur de recherche
Contenu :
En cours de rédaction

FICHE DE PROCEDURE
Objectif(s) :
Faciliter la tâche des agents exerçant dans les Services Académiques et les EPLE en instaurant un support de travail.
Contenu :
Le projet que je souhaite présenter consiste à l'élaboration de fiches de procédure qui seraient mises à la disposition de chaque personnel et principalement pour les personnels nouvellement nommés dans les services académiques et les EPLE. Les agents bénéficieraient ainsi d'un support informatique et papier qui leur permettrait de maîtriser leur outil de travail et accomplir plus facilement les tâches liées à leur fonction. Ce support détaillerait le fonctionnement du logiciel qu'ils utilisent et les aideraient à avancer étape par étape dans l'accomplissement d'un travail à faire, comprendre les différentes abréviations fréquemment utilisées (exemple TZR "titulaire de zone de remplacement", I.F.C.R Indemnité forfaitaire changement de résidence). J'ai élaboré la fiche que je joins à mon dossier. Elle expliquait aux personnels en établissement les différentes tâches qu'ils avaient à faire en fonction d'une situation donnée. Cette fiche a non seulement simplifié le travail des secrétariats mais également celui des gestionnaires qui étaient, de ce fait, moins sollicités par les établissements. Aussi, j'envisage de faire mettre en place ces supports dans chaque service.

Extranet des infirmiers (mières) scolaires de Seine Saint Denis
Objectif(s) :
Moderniser et faciliter l’accès à l'information, Permettre un échange pratique, rapide et disponible de données professionnelles. Participer à la volonté de réduire la consommation de papier
Contenu :
Pour atteindre nos objectifs, nous avons demandé l'ouverture d'un espace numérique sur le site extranet DSDEN 93 et sans être informaticiens nous en assurons la création, l'alimentation, la gestion, l'actualisation et la promotion. Notre site tend à répondre à un ensemble de besoins : - La nécessité de centraliser les informations d'une façon pratique. - La mutualisation des expériences et des partenaires afin de valoriser le travail de terrain et de promouvoir de nouveaux projets d'éducation à la santé et à la citoyenneté. - La volonté de poursuivre l'innovation en matière de recueil, d'analyse et de synthèse des statistiques départementales par le regroupement de l'ensemble des formulaires en ligne que nous avons créé l'an dernier. - La mise à disposition de ressources, de documents et d'un agenda en ligne. - L'accès à un ensemble d'informations (carrière professionnelle, adaptation à l'emploi, formations, tutorat). Pour pérenniser et enrichir ce travail, nous sommes attentifs aux demandes et aux propositions des infirmières et fonctionnons en lien avec l'ensemble de nos partenaires.

Know what we do !
Objectif(s) :
Afin de faciliter la communication interne au sein du Collège, les informations sont centralisées et envoyées systématiquement à tous les personnels de la communauté éducative.
Contenu :
La principale problématique d'un EPLE concerne la communication. Aussi, nous avons décidé d'élaborer un outil facilitateur de gestion. Tout d'abord, sur fichier Excel, la première feuille concerne le rétroplanning d'actions menées sur l'année, la seconde feuille concerne le calendrier scolaire, enfin sur la troisième feuille sont récapitulées les actions sur un tableau synoptique. Ce document est envoyé à l'ensemble de la communauté qui peut s'y référer à loisirs. Par ailleurs, le personnel d'accueil est chargé, pour ce qui le concerne d'en extraire les informations qui concernent les élèves, de procéder à la communication sur écran vidéo installé dans le préau. Ainsi, toutes les infos sont disponibles et accessibles ce qui facilite la fluidité de la gestion interne.

PROCEDURE DE REINSCRIPTION EN LIGNE
Objectif(s) :
Faciliter pour les familles les démarches de réinscription des élèves de collège. Limiter les manipulations de dossiers. Renforcer l'efficacité du service en charge de cette procédure.
Contenu :
A la fin de l'année, la réinscription des élèves au sein du collège donne lieu à de nombreuses manipulations de documents. Nous avons réfléchi et proposé aux familles une procédure de réinscription en ligne via le site du collège. Nous avons donc, depuis 2 ans, invité les parents à se connecter durant une période allant de la fin des 1ers conseils de classe de juin ( décision de passage) jusqu'à la fin du mois de juin. La rubrique "réinscription en ligne" est disponible et comporte les informations suivantes à compléter obligatoirement : coordonnées des familles et de l'élève, niveau fréquenté à la rentrée suivante, langue(s) vivante(e), option(s), régime vie scolaire, externe ou DP, fiche infirmerie, adresse mail.Les règlements intérieur et de demi pension sont consultables et imprimables.Les familles valident la réinscription de leur enfant qui parvient sur l'adresse mail du collège.Cette action donne lieu à l'envoi d'un accusé réception.Ces fiches sont alors exploitées par le secrétariat qui contrôle et modifie au besoin les indications dans SIECLE. Il en résulte un gain de temps pour les familles ( opération réalisable 24h/24) et une vérification simplifiée pour le ser

Charte Parents-Enseignants et Préconisations
Objectif(s) :
Améliorer la relation Ecole-Parents dans la circonscription
Contenu :
L’analyse locale a montré que les relations entre l’école et les parents étaient souvent conflictuelles. Un travail en partenariat avec l’ADPEP 91 a été mis en place. Dans le cadre d’animations pédagogiques de circonscription, des enseignants, des parents d’élèves et des accompagnateurs à la scolarité ont été réunis séparément. Ils ont interrogé durant une matinée la relation école-parents. Une synthèse a été établie pour chaque groupe et diffusée à tous. Des problématiques partagées ont été identifiées. Elles ont donné lieu à une seconde matinée durant laquelle chaque catégorie d’acteurs a été mélangée et a réfléchi à la manière dont les relations école-parents pouvaient être améliorées. L’ensemble a servi de base à la tenue d’un colloque organisé par l’ADPEP 91 dans la circonscription sur le thème : « Les parents dans l’accompagnement à la scolarité ». Ce travail a surtout donné lieu l’élaboration d’une charte Parents-Enseignants qui a été adoptée par les conseils d’école et d’une note de service comprenant des préconisations destinées aux enseignants. Ceci a permis d’améliorer les relations entre les écoles et les familles en réduisant notablement le nombre de conflits.

OCTAV (Outil de Constitution des Titres A Valider)
Objectif(s) :
Harmoniser la procédure de traitement des titres à valider. Formaliser la lettre de notification à l’agent. Assurer le suivi des dossiers ad hoc.
Contenu :
Contexte L’administration qui a versé une rémunération à tort à un agent doit aussitôt mettre en place une procédure de recouvrement appelée proposition d’émission de titre (PEDT). Constat effectué - important stock de PEDT non traitées, - existence d’une procédure spécifique à chaque division de personnel (DP), - non suivi des dossiers, - défaut d’information de l’agent sur l’objet de l’indu, source de contentieux potentiels. Innovation L’outil Excel OCTAV développé par la Coordination Paye (CP) est désormais implanté dans les DP. Les éléments relatifs à la PEDT saisis dans le fichier par chaque gestionnaire permettent la production automatisée : - du courrier de notification à l’agent précisant l’objet et les modalités de recouvrement du titre, - de la fiche de liaison interne destinée au suivi financier des PEDT bientôt appelées titres à valider dans le logiciel CHORUS. Amélioration Pour l’administration, cette procédure a, non seulement, rationalisé les tâches et harmonisé les pratiques internes dans les DP, mais aussi diminué le risque de contentieux par une information systématique et préalable de l’agent susceptible d’exercer son droit de contestation.

Vademecum secrétariat IEN
Objectif(s) :
Procédures des tâches de secrétariat IEN : faciliter le travail des nouvelles secrétaires IEN afin qu'elles soient opérationnelles rapidement.
Contenu :
J'ai créé ce document car lorsque je suis arrivée à ce poste, j'ai dû tout apprendre et découvrir. Ce document permet de voir les procédures nécessaires, en lien avec les services de la DSDEN, pour chaque tâche. Ce document explique les différentes fonctions des personnels IEN, comment procéder aux remplacements des enseignants, les modes d'emplois pour gérer le courrier, l'agenda des inspections, les sites en ligne comme Aria pour les remplacements ou Mosart pour les grèves. Il explique également comment gérer le courrier : demandes de congés maladie, d'absence, les déclarations d'accidents d'élèves, les changements de grades, les dossiers de sorties avec nuitées, les fiches écoles... Il prévoit également un calendrier des évènements sur l'année scolaire et la façon de les traiter : préparations de rentrée avec le mouvement, la carte scolaire, les demandes de retraites, de temps partiels, la base langues vivantes, les formations et animations pédagogiques, les évaluations nationales CE1 et CM2, les stages de remise à niveau, l'entrée au collège... Ce vademecum a déjà été utilisé par plusieurs collègues des Yvelines.

Base CMC - Conseil Mobilité et Carrière
Objectif(s) :
La base CMC est un applicatif en réseau qui vise l’amélioration de la qualité du suivi des personnels en transition professionnelle et l’appui au pilotage de l’activité Conseil Mobilité Carrière/RH.
Contenu :
Le métier de Conseiller Mobilité Carrière existe depuis 2008 dans l’EN et l’ensemble des administrations d’Etat. Face à une sensible augmentation de la volumétrie des demandes d’accompagnement professionnel, notre service souhaite en 2010 se doter d’un outil de suivi performant. Aucun applicatif n’existe du fait du caractère récent de la profession. Dans ce contexte, je propose de créer une base de données dédiée. L’outil fonctionne en réseau depuis septembre 2011. S’il permet d’améliorer la qualité du service rendu à l’usager, il permet aussi d’objectiver les phénomènes à l’œuvre dans notre activité et d’interagir avec les services opérationnels partenaires. Présenté à l’ensemble des services CMC du Ministère, 18 académies se disent intéressées. A ce jour, 3 d’entre elles et la Centrale s’approprient ses fonctionnalités. Cette démultiplication a supposé l’élaboration d’une mallette et d’un tutoriel, hébergés depuis la rentrée sur le site Pairformance de l’ESEN. En outre, le réseau CMC interministériel de la plateforme régionale SGAR/Midi-Pyrénées témoigne d’un vif intérêt pour cet applicatif, dont l’utilisation semble possible au delà de l’EN.

Outil de calcul de l’Indemnité Forfaitaire de Changement de Résidence (IFCR)
Objectif(s) :
Automatiser, fiabiliser et sécuriser le calcul de l’indemnité forfaitaire de changement de résidence dans le cadre du contrôle interne comptable. Établir un contrôle partenarial avec le comptable.
Contenu :
Contexte L’indemnité forfaitaire de changement de résidence est versée au titre des frais de déménagement, sous conditions réglementaires, aux agents qui changent de résidences administrative et familiale. Situation antérieure Le calcul de l’indemnité était manuel et l’état de liquidation imprimé à partir d’une feuille Excel. Constats : perte de temps et erreurs potentielles sur les montants ; précisions à fournir au comptable par manque de lisibilité des calculs ; pas de conservation du dossier en informatique. Innovation Le service informatique a développé une application dénommée IFCR permettant : -L’authentification sécurisée du gestionnaire -L’initialisation du dossier agent à partir des bases de gestion de personnel -La prise en compte de la réglementation dans le calcul -La génération de l’état de liquidation et du bordereau des pièces à l’attention du comptable Amélioration -Le calcul est automatisé et le temps de saisie réduit. -Le délai de paiement des dossiers est diminué, le comptable ayant la garantie de la fiabilité des calculs. Dès lors, son contrôle ne s’exerce plus qu’a posteriori et périodiquement selon le principe du contrôle partenarial.

ZYGOTE
Objectif(s) :
L'objectif du projet est d'améliorer l’organisation de l'établissement afin de répondre à ses missions de maintenance en réduisant les délais d'intervention et en améliorant les modalités de suivi
Contenu :
L'application ZYGOTE mise en œuvre permet à tous les personnels de l'établissement via l'intranet de déclarer un problème, un dysfonctionnement qu'ils auraient observé afin d'en avertir dans les meilleurs délais la personne chargée de la maintenance ainsi que l'administration. Lors de la déclaration, le lieu, le type d'incident, la cause et une brève description du problème sont demandés. A chaque déclaration un courriel est automatiquement envoyé à l'agent de maintenance, au gestionnaire et au déclarant. A tout moment, la demande d'intervention peut être priorisée par la direction. L'ensemble des interventions en cours, résolues ou partiellement résolues peuvent être consultées. Le but est de raccourcir les délais d'intervention dans l'intérêt des lycéens et des personnels, de mieux communiquer avec les usagers, d'atteindre les objectifs de prévention et d'améliorer les modalités de suivi. La démarche mise en œuvre permet d'établir des statistiques et de déterminer des indicateurs pour une meilleure gestion. En effet, cette application est aussi un outil de diagnostic, d'évaluation grâce à son module statistique permettant de mesurer la performance globale de l’org

Interface de partage de cours au niveau académique et national.
Objectif(s) :
Créer une cohésion plus forte entre les enseignants de l'Education nationale,mettre en avant l'esprit d'équipe,modèle que l'on doit donner aux élèves,faciliter les échanges entre équipes pédagogiq
Contenu :
Mon idée serait de créer une interface de partage au niveau académique et national (par la plateforme Moodle par exemple). Cette interface serait un lieu d'intenses échanges où chaque enseignant partagerait les séquences faites avec les élèves (supports utilisés, plan des séances, une sorte de « cahier de textes » mais avec des apports supplémentaires). Les apports supplémentaires peuvent être une notation des séances (si la séance a bien fonctionné 10, pas fonctionné 0 etc), la mise en place des supports utilisés et des commentaires des autres enseignants sur ces séquences. On pourrait y ajouter un forum national où les enseignants pourraient dialoguer en journée et en soirée à propos de leur travail et des problèmes concrets rencontrés au cours des séances. Ce projet innovant serait une première en Europe. Elle irait dans la lignée de ce qu'attend aujourd'hui l'Education nationale de ses enseignants: renforcement du travail d'équipe, utilisation des nouveaux moyens de communication et remise en question continuelle des pratiques quotidiennes d'enseignements.

programme d'informatisation des visites médicales scolaires
Objectif(s) :
Je travaille avec 2 médecins scolaires sur un secteur rural de 66 écoles. En l'absence de programme informatique, j'ai imaginé 2 outils excel, pour répondre aux attentes des médecins au quotidien.
Contenu :
1- Visites médicales 2- Bilans de 6ans Objectifs: Effectuer le suivi des visites médicales: - rechercher un, ou plusieurs élèves donnés - contôler l'avancement des visites médicales - créer une liste d'élèves à revoir, de rappels d'avis à faire. Visionner à tout moment l'activité du médecin: - répondre à toute requête en cours d'année (ex: comptabliliser EE, ESS, PAI, Avis, en triant par pathologie) - étudier un sujet particulier (ex: comparaison PAI nouveaux, et reconduits) illustrer par graphiques. - répondre aux enquêtre statistiques ministérielles par anticipation et avec précision. Méthode: Chaque tableur recense tous les élèves vus par les médecins. 1 à la demande, dans les écoles élémentaires 2 lors du bilan de 6 ans en maternelle. Des colonnes sont prévues pour inscrire tous les renseignements utilisables. A partir de ces bases de données, il est aisé de créer des rapports de tableaux croisés dynamique dans d'autres ongles, pour répondre aux objectifs ciblés. Système pour faciliter la tâche de la secrétaire médicale, en lui apportant réactivit précision et modernité.

Cartographie interractive des cartes scolaires
Objectif(s) :
Un outil et une méthode pour partager une vision commune EN/Elus, tôt dans l’année, des ouvertures/fermetures de classes. Objectif : rentrées apaisées et répartition équitable et objective des moyens.
Contenu :
A partir d’un outil de récolement statistique lié à une représentation cartographique, la DSDEN propose aux élus d’un même territoire de travailler ensemble et en amont de toute décision, au positionnement des ouvertures et fermetures de classes, ainsi qu’aux créations de RPI. L’outil en question associe les chiffres traditionnellement utilisés par l’Education nationale (effectifs des écoles sur plusieurs années passées, effectifs prévisionnels 2012) à divers indicateurs INSEE permettant de percevoir la tendance socio-économique (croissante ou décroissante) de chaque commune ou groupement de communes (exemple d’indicateurs pris en compte : part des moins de 20 ans, taux de migration intercommunale des moins de 15 ans, taux de constructions nouvelles, évolution de l’emploi salarié, surfaces de locaux d’activité mis en chantier, etc…). Ce travail commun permet non seulement d’avoir une vision à moyen terme de l’évolution du territoire et des écoles qui y sont implantées, mais aussi de partager avec les élus des éléments de langage commun, voire des décisions communes. Cet outil peut également servir à produire toute cartographie départementale à partir d'un fichier Excel de données

Cart'accueil
Objectif(s) :
- Mieux orienter les usagers des services de l'administration - Eviter les "égarés", que ce soit dans les couloirs comme au téléphone - et ainsi générer un gain de temps dans la réponse aux usage
Contenu :
En moyenne 817 usagers par mois se présentent à l’accueil du rectorat de Nantes. Malgré l'information qui leur est donnée et du fait des taille et disposition des locaux, régulièrement des usagers s’égarent dans les couloirs. Notre concept, la cart’accueil, a pour but de guider plus efficacement l’usager. Remise par l’accueil ou le service, elle permet de retrouver rapidement son interlocuteur sur le site ou de le recontacter. Profilée par service, cette carte comporte les coordonnées du service et sa localisation (adresse – site – étage) et est complétée si nécessaire par l’accueil ou le service (interlocuteur, bureau, ligne directe). La présence d’un QRcode renvoyant à la page internet du service enrichit ces informations. Une version électronique est également disponible. Les atouts : - s’inscrit dans la philosophie de la charte Marianne - transposable à toutes les administrations même en EPLE - coût modéré - amélioration de la sécurité par diminution des « égarés » Possibilités d’évolution : Grâce à un message sonore inclu dans la page internet du service, l’usager même porteur de handicap visuel, pourra retrouver toutes les infos et coordonnées.

PARENTS : RANGEZ VOS CRAYONS, LES DOCUMENTS SONT PRE-REMPLIS !!
Objectif(s) :
- pré remplir les dossier d'inscription pour les élèves du 2nd degré - Fiabiliser la Base Elèves Académique - Faciliter et valoriser le travail de saisie des fiches élèves en établissement
Contenu :
Pré-remplir les différents dossiers d'inscription élèves : Pour ce projet, nous souhaitons pré-remplir les dossiers d'orientation, les dossiers de demande bourse, les dossiers d'inscription, les notifications d'affectation pour les nouveaux arrivants... Évidemment cette liste n'est pas exhaustive. Ces dossiers seront pré-remplis à partir de la base élèves académique (BEA). Les parents devront rayer et modifier en ROUGE les informations erronées : cela facilitera le travail de saisie de la base élèves (SIECLE) par les gestionnaires établissement. Les informations corrigées remonteront dans la BEA. Objectifs : - Donner une meilleure image de l’Éducation Nationale auprès des parents - Fiabiliser la BEA : Faciliter les contacts entre l'administration et les parents (orientation, convocation examens...) - Fiabiliser les statistiques (catégorie socio-professionnelle des parents, origine scolaire des élèves..)

Ce soir, je discuterai avec tous tes profs...
Objectif(s) :
Améliorer la fluidité des rencontres lors des soirées parents/professeurs organisées. Réduire le temps d'attente. Augmenter le nombre de rendez-vous. Impliquer les associations de parents d'élèves.
Contenu :
Les associations de parents d'élèves impliquent 8 parents non concernés par cette réunion (parents associés ou d'un autre niveau). Ils tiennent, dans une salle de classe (avec file d'attente), un stand où sont disposés 4 tickets nominatifs par enseignant. Les parents concernés par la soirée ont la liste de l'équipe pédagogique de la classe de leur enfant. Ils choisissent de voir un enseignant (ex : M. Dupond) . S'il reste 4 tickets à son nom, cela veut dire que M. Dupond est disponible de suite. S'il reste 3 tickets, M. Dupond est en entretien mais personne n'attend à sa porte. S'il reste 2 tickets, 1 personne attend déjà à la porte. S'il reste 1 ticket, 2 personnes attendent à la porte. S'il n'y a plus de ticket, il vaut mieux choisir un autre enseignant. 2 parents associés sont chargés de récupérer les tickets et les remettre en circulation. Les enseignant s'engagent à ne pas dépasser 10 minutes d'entretien et à ne pas accepter de parents sans ticket. Sur 8 soirées tests, le gain de temps constaté est d'1h30. Les parents voient en moyenne 8 profs sur 10 (contre 4 sur 10 auparavant). Ils restent en moyenne 2 heures (contre 3 auparavant). Participation en haus

SIMUL_DNB
Objectif(s) :
SIMUL_DNB : Automatiser un DNB blanc. Donner aux élèves et aux familles un relevé de note du DNB. Faire une étude prospective des résultats. Définir des stratégies, accroître lesrésultats à l’exam
Contenu :
SIMUL_DNB Auteur: Pascal Descharmes Licence GPLV3 Copyright © 2011 SIMUL_DNB est une application destinée aux collèges qui souhaitent automatiser l’organisation d’un brevet blanc (Diplôme National du Brevet des Collèges) et à l’issue donner aux élèves et à leurs familles un relevé de note complet du brevet. SIMUL_DNB permet par ailleurs de faire une étude prospective des résultats à l’examen final et d’en tirer un indicateur. SIMUL_DNB, permet à l’équipe enseignante de définir des stratégies pour accroître les résultats à l’examen final. Les fonctionnalités de l’application : Préparation complète d’une session d’examen blanc La session d’examen blanc doit reprendre toutes les contraintes de l’examen final. Listing des candidats Organisation des salles Etiquettes de tables Convocations. Avec mention des documents obligatoire à présenter (CNE). Listes d’émargements Saisie des notes par les professeurs principaux ou l’administrateur. Calcul des résultats, coefficients des différentes matières. Personnaliser (dispense EPS, épreuve d’histoire des arts effectuée ou non) relevé : Contrôle continu et examen Points nécessaires pour admission Bourses aux mérite (é

Accès Numérisé aux Documents de RElevés de notes et Attestation de réussite
Objectif(s) :
Permettre la demande de documents (relevés de notes et attestation de réussite )depuis le portail web académique et d’envoyer les documents aux usagers par messagerie électronique
Contenu :
La finalité est d’automatiser la procédure actuelle par la génération et l’envoi des relevés de notes et des attestations de réussites ( des diplômes gérés par l'académie de Montpellier) à partir d’un formulaire en ligne accessible au grand public. Ce service sera gratuit. Les objectifs à atteindre sont les suivants : - Centraliser les informations pour améliorer la qualité du suivi des demandes. - Optimiser le temps de traitement des demandes. - Limiter l’affectation de ressources humaines à l’ensemble des procédures. L’application présentera deux interfaces distinctes : - L’interface grand public qui permettra aux utilisateurs d’effectuer une demande - L’interface de gestion qui permettra au gestionnaire de répondre aux demandes portées par les utilisateurs La mise en place d’une architecture simplifiant la maintenance permettra un gain de temps pour les évolutions de l’application.

Affichage interne numérique
Objectif(s) :
Améliorer la communication au sein de la communauté éducative.(élèves,enseignants,administratifs,parents d'élèves) Diffusion de l'information en temps réel Promotion d'évenements culturels intern
Contenu :
Installation d'écrans d'accueil répartis dans l'EPLE à des points stratégiques permettant la diffusion d'information à tout public. Ce dispositif permet la mise à jour et l'affichage de l'information en temps réel. Ces écrans proposent une diversité des informations diffusées (pratiques, pédagogiques, évenementielles)

Gestion des congés annuels
Objectif(s) :
Dématérialisation de l'ensemble des processus pour la gestion des congés annuels. Mise en place d'un workflow de validation. Suivi individuel de l'historique. Visualisation intranet des permanen
Contenu :
Mise en place d'une application web permettant la gestion des congés. Les fonctionnalités offertes sont: - le workflow de validation avec des alertes mails pour chaque étape. - le suivi individuel et hiérarchique. - la mise à disposition des tableaux de permanences généraux et par service. - l'utilisation depuis internet avec un accès sécurisé.

Partage de documents pour les épreuves anticipées de français
Objectif(s) :
Permettre de partager les documents nécessaires aux enseignants concernant les épreuves anticipées de français. Rémédier aux problèmes d'organisation des déplacements en établissement.
Contenu :
L'idée est de développer un outil ayant pour but de permettre la transmission des documents entre enseignants. Ces documents sont nécéssaire pour le déroulement des épreuves anticipées de français. (liste des textes, les objets d'étude...) Pour répondre à mes problématiques, j'ai travaillé avec le service informatique pour mettre en oeuvre un site accéssible depuis Internet.

Monédu, un télé-service financier du MEN
Objectif(s) :
Ce projet consiste en la mise en place de services financiers sécurisés en ligne pour l'enseignement scolaire à destination des membres de la communauté éducative (parents, personnels).
Contenu :
Ce projet est comportent deux axes d'innovation: la mise en place d'un nouveau service proposé aux usagers et un allègement du travail des personnels d'intendance des EPLE et de la DGFIP. La première nouveauté apportée consiste en la mise en place de services financiers à travers les espaces numériques des usagers. Les parents et les personnels accèderont à un télé-service financier sécurisé par l'intermédiaire du portail des télé-services de l'éducation pour : • La consultation et l'édition des factures • Les paiements par prélèvement à l’initiative de l’utilisateur sur facture • Les paiements par carte bancaire, avec ou sans facture, dont le montant est adapté au choix de l'utilisateur • L'affichage de l’historique de tous les paiements • Permettre aux usagers d'envoyer un message à destination du gestionnaire des télé-paiements. L'autre innovation consiste dans la réalisation de l'encaissement des paiements sans intervention des personnels d'intendance. Le nombre de chèques traités par les EPLE diminuera mécaniquement engendrant un gain de productivité des EPLE et de la DGFIP. Par un meilleur service proposé, les coûts d'exploitation sont diminués.

Simplification de l'inscription aux concours internes
Objectif(s) :
Mon objectif est la dématérialisation de l'imprimé "Etat des services publics" demandé lors de l'inscription à un concours interne.
Contenu :
Lors de l'inscription à un concours interne, il est toujours demandé aux candidats de remplir le sacro saint "Etat des services publics". C'est un imprimé à remplir manuellement : toutes ses affectations successives depuis le début de carrière, puis sa situation actuelle. Le supérieur hiérarchique doit ensuite "certifier exacts les renseignements", ce qui peut être saugrenu lorsqu'il connait son subordonné que depuis un an ou deux, et qu'il n'a aucun outil de vérification à sa disposition ! Je pense que l'on pourrait facilement dématérialiser toutes ces étapes : Qui mieux que l'administration connait le corps, le grade, l'échelon, la modalité de service, les affectations de ses agents ? Toutes ces informations figurent évidemment dans le dossier administratif de l'application RH respective (Agora, Epp,..) Il suffirait d'extraire ces informations du SIRH et de les intégrer avant l'ouverture dans l'application qui gère le concours (Ocean). Ainsi l'agent pourrait même les vérifier lors de son inscription au concours. En ce qui concerne l'information du supérieur hiérarchique, on pourrait automatiser l'envoi d'un mail sur la boite fonctionnelle de l'affect

Sensorikit
Objectif(s) :
Virtualiser les outils de dépistage sensoriels (Vue, audition) de la médecine scolaire. Pour dépister plus d'élèves avec moins de manutention et de matériel sur un nombre grandissant d'établissemen
Contenu :
Jusque là, le médecin scolaire doit transporter du matériel cher ( payé par l'administration), mal calibré, lourd, dans un nombre grandissant d'établissement (notamment hors de Paris): les dépistages sensoriels sont laborieux, ce qui est dommageable pour la scolarité des élèves. Il est devenu avantageux d'utiliser un netbook pour des tâches administratives et de communication. Tourner l'ordinateur de 180 degrés permet d'utiliser son écran et sa carte son pour les tests, dans des conditions qui peuvent être meilleures qu'avec les tests dans leur état actuel. En résumé: un netbook avec un casque revient moins cher et peut rendre plus de services à un médecin scolaire que le moindre audivérificateur ou la moindre échelle visuelle qu'il doit transporter et installer. Médecin et programmeur, j'ai réalisé ces logiciels dans un soucis de simplicité maximum d'utilisation, ayant expérimenté le peu de goût de mes confrères pour les nouvelles techniques.

réseau des assistantes de direction du rectorat
Objectif(s) :
Créer un réseau constitué des assistantes de direction du rectorat.
Contenu :
- Permettre une meilleure circulation d’informations en direction des chefs de structures et de divisions - Professionnaliser les personnels affectés sur ces fonctions, maitriser les applications communes - Améliorer et clarifier les procédures d’accueil des personnels - Créer et alimenter un dossier partagé regroupant les formulaires types, les fiches de procédures, les tutoriels des applications communes - S’adapter aux évolutions, favoriser les initiatives, solutionner les problèmes rencontrés - Réalisation d'un livret d'accueil destiné aux personnels administratifs nouvellement affectés au rectorat - Création d'un sous-main personnalisable - Rédaction d'une fiche de poste du métier - Mise en réseau des documents utiles

Application informatisée des phases d’ajustement du mouvement départemental
Objectif(s) :
L’objectif est d’optimiser les opérations des phases 2 et 3 du mouvement des personnels enseignants du 1er degré public pour le service gestionnaire et pour la diffusion des résultats aux enseignants
Contenu :
2 bases ACCESS ont été créées pour les phases d’ajustement du mouvement, 1 pour les IEN et 1 pour le service du mouvement (DSDEN). La base IEN sert à la saisie des couplages de postes (compléments de temps partiels, décharges de directions). Les données sont transmises par les IEN à la gestionnaire qui les importe dans la base mouvement. Cette base mouvement est constituée de tables : postes à pourvoir, enseignants à nommer, couplages IEN, établissements. Des formulaires permettent d’optimiser la saisie de l’affectation de l’agent à nommer lors des groupes de travail avec les représentants des personnels. Des requêtes permettent des recherches rapides sur les postes vacants correspondants aux vœux de l’agent et d’autres permettent d’avoir divers états récapitulatifs : enseignants à affecter et affectés, listes des postes, postes restants vacants au fur et à mesure des affectations, archivage des données. Ces bases ont permis de simplifier le travail de la gestionnaire en amont et en aval des opérations du mouvement en apportant un gain de temps conséquent, une fiabilité, une rapidité d’affectation et la diffusion des résultats par mailing aux agents à l’issue des groupes de tr

Formulaire en ligne afin de rationaliser les interventions de maintenance
Objectif(s) :
Simplifier et moderniser les demandes d'interventions du service technique à partir d'un formulaire en ligne.
Contenu :
Ce formulaire, créé avec l'appui de l'assistante TICE, à partir de la plateforme Google Doc permet de simplifier, de rationaliser et d'accélérer le traitement des demandes relatives aux petits travaux de maintenance effectués en interne par les agents du Lycée. L'objectif est de permettre à tous les professeurs et à tous les administratifs de se connecter sur un site via un raccourci pour informer le service gestion des interventions de maintenance technique à prévoir. Le service gestion aura donc un outil unique (disparition des demandes papier) et centralisé sur un tableur. Le remplissage du formulaire en ligne génère automatiquement l'ajout de la demande dans le tableur de gestion. Et avec les paramètres de google doc, il est possible d'activer la notification par mail afin d'être informé des nouvelles demandes de travaux, sans pour autant être connecté en permanence sur l'interface du tableur

MODULE D'INSPECTION
Objectif(s) :
Ma tâche principale au sein du service des corps d’inspection est la gestion des rapports d’inspection. Assurer un meilleur suivi des rapports d’inspection Créer un outil permettant des filtres,des t
Contenu :
A court terme : Création d’un outil en lien avec la base de données des professeurs (EPP) pour éviter les erreurs et permettre un enregistrement de la notation pour harmoniser les notes et faciliter le travail des inspecteurs et des gestionnaires. A long terme : Archivage numérique des rapports Mise en place de la consultation des rapports sur I-Prof. Création d’un espace de partage des rapports d’inspection avec les services gestionnaires.

je me déplace, j'ai de la place, je le diffuse
Objectif(s) :
Susciter le co-voiturage ou l'utilisation des transports en commun lors des déplacements professionnels.
Contenu :
Lors de l'édition des ordres de mission, je propose que l'on ajoute sur la convocation la liste des participants avec leur courriel et leur lieu de départ. Ils pourront ainsi s'organiser facilement pour voyager ensemble.

Moderniser l'action de l'EPLE par la gestion de données
Objectif(s) :
Automatiser les tâches répétitives des secrétariats (saisie, mise en forme). Travailler avec des données à jour et sans erreur. Rationaliser les productions écrites qui ne servent qu'une fois.
Contenu :
L'idée est née du constat d'un paradoxe: les EPLE sont entourés d'une masse de données, issues des logiciels nationaux et locaux, qui reste sous-exploitée ; mais les services sont submergés par un travail de recopie et de mise en forme sur tableur ou traitement de texte, d'informations existant déjà ailleurs. Un temps précieux est gaspillé pour rédiger des certificats administratifs qui pourraient être automatisés, pour construire des tableaux dont la durée de vie ne dépasse pas 24h. Introduire la gestion de données en EPLE est à la fois souhaitable et possible. Souhaitable, car elle permet de: - créer des outils permanents (mise en forme effectuée une fois pour toutes), où on ne saisit jamais 2 fois la même information - adapter les outils nationaux à chaque situation locale - donner une compétence commune aux agents (intendance et administration) Possible, car la technique est du niveau des personnels en poste (programme 1èreSTMG) et les outils existent (LibreOfficeBase, Access) Notre innovation est transférable: les outils créés fonctionnent dans plusieurs EPLE et mis en ligne sur site web. Une formation à la gestion de données existe depuis 3 ans à Créteil.

Système de restitutions budgétaires et financières
Objectif(s) :
Développer un système en temps réel de restitutions budgétaires et financières des dépenses HT2 et T2 à destination de l’ensemble des services académiques et des DSDEN.
Contenu :
Le but était de répondre aux attentes des acteurs des services académiques et des DSDEN en matière de suivi budgétaire et financier. Il vient en complément du pro-logiciel de gestion intégré CHORUS et permet une autonomie renforcée ainsi qu’une plus grande souplesse pour les utilisateurs. Il concrétise également la synthétisation des informations financières dans un document unique au travers d’une requête BUSINESS OBJECT. Le projet présente plusieurs avantages : -Suivi des consommations de crédits en AE et en CP avec un détail allant jusqu'au niveau des fournisseurs, de la pièce et des postes CHORUS -Mise en parallèle des AE et des CP d’une même pièce -Identification des Engagements Juridiques BAsculés (EJBA) et des Retraits Engagements Juridiques Basculés (REJB) -Mise en corrélation des pièces CHORUS avec les pièces provenant des différentes AMM (IMAG’IN, SAXO, GAIA) Le système des restitutions financières profite à l'ensemble des personnels des services administratifs de l'académie d'Orléans-Tours par un gain d'efficacité et d'efficience. Le processus présente plusieurs pistes d'évolution impactant le CIB et le CIC, et fera l'objet d'une présentation à la DRFIP.

Une expérience de coaching interne dans l’académie de Paris.
Objectif(s) :
Développer une démarche d’accompagnement professionnel personnalisé en mode coaching au bénéfice des personnels de l’académie de Paris. Améliorer le service au public par le mieux-être au travail.
Contenu :
Le projet est d’apporter, par une démarche formative, dans un cadre méthodologique et déontologique sûr, une réponse personnalisée aux besoins nouveaux de professionnalisation des personnels de l’Education Nationale. Un groupe de personnes-ressources formées aux fondamentaux du coaching a été constitué, au départ pour être les tuteurs des personnels de direction stagiaires. Ce groupe, encouragé par la Direction de l’Académie, a élaboré une offre de services sous forme de coaching interne proposé à tous les personnels d’encadrement. Enrichi de son expérience et d’une réflexion collective structurée, augmenté par une deuxième vague de formation en 2012, le groupe propose aujourd’hui d’apporter sa contribution à la prévention des risques psycho-sociaux en élargissant son champ d’intervention à tous les personnels de l’académie de Paris voire en mutualisant le potentiel d’accompagnement avec d’autres académies ou d’autres organisations de la Fonction Publique. Encadré par la Division de la Formation, le dispositif met en relation l’accompagné et l’accompagnant sous forme d’un contrat tripartite, pour des formats de huit à douze séances, l’accompagnant s’engageant à une supervision.

Dynamiser l'animation et le pilotage du bureau par un espace numérique (E.N.T)
Objectif(s) :
Optimiser les pratiques d'animation et de pilotage du ministère en direction des acteurs du réseau des Greta, aux niveaux académique et local, en utilisant un espace numérique de travail.
Contenu :
Création, via Pléiade, d'un espace numérique unique d'échange d'information et de ressources, visible par les acteurs de la formation des adultes. Priorités - répondre aux besoins d'un réseau de plus de 2 000 utilisateurs directs - faciliter l'accessibilité à des informations générales et thématiques - mutualiser sur un seul espace l'ensemble des ressources - organiser des zones d’accès réservés pour des travaux en groupes restreints - favoriser le décloisonnement entre les activités des collaborateurs. Projet collectif : implique tous les personnels du bureau Dgesco A2-4 et développe l‘usage du numérique Moyen : utilise les fonctionnalités de l'Intranet Pléiade sur trois registres : - transmission d'informations - capitalisation des ressources - organisation des groupes de travail Contenus - actualités - indexation thématique des dossiers et ressources : pilotage, réglementation, ingénierie pédagogique, secteurs professionnels... - cartographies des contenus - questionnaires interactifs - tableaux de bord, alertes - signalement des nouveautés Limite : Gestion des droits d’accès Suite : Intégration à Pléiade 3, management transférable

CLASSEUR DE BORD
Objectif(s) :
Améliorer la prise de poste des agents (lauréats de concours ou après une mutation) sur de nouvelles fonction. S'interroger sur sa pratique. Faciliter le temps de traitement des dossiers.
Contenu :
Chaque poste de l'administration disposerait d'un classeur de bord élaboré par les agents qui occupent les fonctions. Chaque dossier traité sur le poste fait l'objet d'un support de base sous forme de fiches. Chaque fiche a pour but de permettre à l'agent de se mobiliser rapidement et efficacement en trouvant immédiatement: de quoi il s'agit,la procédure,les textes réglementaires,un pas à pas, les matrices des documents utilisés. Ce classeur de bord permets aussi de s'interroger sur ses pratiques et de trouver des solutions pour être plus efficient. Ainsi, la continuité du service serait assurée même au temps fort qu'est la rentrée. Ou, si un agent est absent, le reste de l'équipe peut plus facilement prendre la suite, les réponses aux usagers sont homogènes. Ici est présenté un exemple concret: le traitement des demandes de DIF au Pôle Mobilité Carrière de la DSDEN 77. Chacun des dossiers traité fait l'objet d'un code couleur et est mis à jour régulièrement. Le sommaire reprend ce code couleur, chaque dossier est traité dans le même ordre: une couverture, 1 fiche présentation, 2 fiche procédure, 3 fiche matrice du (des) documents, 4 fiche textes officiels, etc.

Outil de soumission dématérialisé des travaux d’impression
Objectif(s) :
Dans un souci de dématérialisation du processus et d'amélioration du suivi des demandes de travaux, l'UAR a souhaité mettre en place un outil permettant au demande de travaux d'être effectué en lig
Contenu :
L'UAR réalise des travaux d'impression en interne pour les services académiques et en externe pour différents partenaires du rectorat. Cette possibilité existait déjà mais grâce à un outil sous licence dont beaucoup de fonctionnalités n'étaient pas adaptées et dont l'utilisation n'était pas simple. La démarche a donc été de saisir le service informatique du rectorat en lui demandant de proposer un outil ajusté à la demande. Cet outil devait permettre au service de reprographie de gérer les demandes d'impression de manière dématérialisée en adaptant une solution d'impression existante sous licence en une solution workflow intégrée à l’ENT académique Toutatice. La contrainte étant que cette outil de gestion des flux d’impressions garde une configuration identique au précédent (Bon de travail), que les fichiers natifs soient transformés en PDF et prévisualisés avant la validation et qu'il y ait une interaction par mail (formulaire et pièce jointe) entre le service demandeur et l'UAR et intégrant la possibilité de mettre en place un circuit de validation hiérarchie. Cette solution développée sous NUXEO est certainement transposable dans d'autres services de l’Éducation N

Dématérialisation de documents pour en faciliter l’utilisation et la circulation
Objectif(s) :
Transformer les flux administratifs par une dématérialisation des documents et en faciliter l’utilisation en intégrant des informations pré-initialisées et des tables de dépouillement aux fichiers.
Contenu :
Préalablement au projet de dématérialisation, il a été nécessaire d’harmoniser l’organisation et les documents utilisés par les quatre départements de l’académie. Les documents réalisés ont été conçus avec un tableur sans programmation informatique. La dématérialisation a consisté à réaliser des formulaires informatiques pré-initialisés pour faciliter la saisie des utilisateurs. Ces formulaires intègrent leur propre mode opératoire, des contrôles de cohérence et un cadre spécifique facilitant les adressages électroniques multiples qui se substituent à l’envoi postal. Pour apporter de la fiabilité aux retranscriptions et faciliter le dépouillement des informations, ces fichiers comportent en leur sein, une «table de dépouillement» dont la mise à jour est induite par la saisie du document. Cette table est un «tableau caché» dont la présentation est pré-formatée et transparente pour l’utilisateur initial. Ce dispositif permet à l’utilisateur final de consolider (copier/coller) dans un seul fichier de synthèse l’ensemble des informations reçues. Ainsi, ces fichiers de synthèse peuvent être facilement triés, classés suivant les utilisations souhaitées et partagés par les ac

Aide au Recueil Statistique Annuel Ministériel (ARSAM)
Objectif(s) :
Obtenir des éléments chiffrés fiables aidant à réaliser le bilan annuel du service, répondre aux demandes ministérielles et académiques, rendre compte aux conseils d'administration des EPLE concernés
Contenu :
Cet outil mis à disposition de chaque assistant social, créé au sein du service par une conseillère technique coordonnatrice et la secrétaire, est adapté à la fois aux missions du service social en faveur des élèves et au secteur d’intervention de chaque professionnel. Il sera communiqué en début d’année scolaire par la chef de service. Toutes les données recueillies seront anonymes et confidentielles. Chaque utilisateur sera responsable des données qu’il saisit et devra concourir à leur protection. Chaque assistant social sera seul à posséder le lien entre la référence anonyme et l’élève concerné. Le support permettant de faire ce lien sera détruit en fin d’année scolaire, dès que le bilan annuel statistique sera réalisé. L’utilisation de cet outil est strictement nominative, et ne doit en aucun cas être cédée à un tiers. L’exploitation de ces données sera réalisée d’une part par chaque professionnel pour son secteur d’intervention, d’autre part, par le chef de service pour réaliser le bilan statistique et moral. Ce rapport s'appuiera sur les données quantitatives pour identifier les problématiques émergentes et définir les perspectives de travail pour la prochaine année scolaire

Bienvenue au rectorat
Objectif(s) :
Favoriser l’intégration des personnes nouvellement nommées en anticipant toutes les tâches qui peuvent et doivent l’être pour la mise en place d’un environnement de travail personnalisé
Contenu :
Etre et se sentir bien accueilli, c’est le jour J, avoir les informations et les droits sur les services pratiques et l’environnement de travail. Actuellement, pour atteindre ce résultat, des tâches sont gérées par différents services du rectorat indépendamment les uns des autres. Après enquête, il s’avère que ces tâches sont souvent faites à la demande de l’arrivant, ce qui n’est pas satisfaisant et engendre complexité et retard dans l’installation de la personne. Le projet « bienvenue au rectorat » propose une chaîne cohérente de tâches et d’informations utiles aux gestionnaires du dossier administratif du nouvel arrivant et à la mise en place de son environnement de travail. Une méthodologie orientée modélisation de processus métier permet, dès émission de l’avis d’affectation de la personne recrutée, que toutes les tâches s’enclenchent sans l’intervention du nouvel arrivant. Une étude des besoins a été menée et a donné lieu à la rédaction d’un cahier des charges présenté en annexe 1. Le processus complet, décrit avec le formalisme BPMN, est présenté dans le document : « Circuit d’informations - Enchainement des tâches (annexe 2) ».

ISSR
Objectif(s) :
Aide à la saisie des indemnités de remplacement (ISSR) dans les bases Agape et Epp
Contenu :
Un compte-rendu d’activité, sur lequel sont indiqués les dates et le lieu du remplacement, arrive au bureau de gestion. La saisie des indemnités de sujétions spéciales de remplacement sur les bases se fait à l’aide : - d’un calendrier sur lequel les vacances et jours fériés sont reportés, - du tableau des distances entre communes, - du tableau de correspondance entre les kilomètres et le code-taux à saisir. Ces tableaux sont ceux du fichier ci-joint « documents ISSR.pdf » Le gestionnaire doit contrôler le nombre de jour de remplacement avec les dates données dans le compte-rendu et trouver le code-taux. Le fichier ISSR permet de trouver le nombre de jour et le code-taux sans utiliser les documents listés ci-dessus.

Envoi des arrêtés de gestion de carrière par courrier électronique.
Objectif(s) :
Dématérialiser l'envoi des arrêtés de la gestion des enseignants du premier degré à partir du système de gestion des personnels AGAPE
Contenu :
Le système Agape prévoit uniquement l'édition papier des arrêtés de gestion, que ce soit pour la carrière, l'affectation ou les actes liés au service de l'agent. Ces arrêtés étaient envoyés par courrier simple et n'avaient pas de valeur juridique, l'enseignant pouvant dire qu'il ne les avait jamais reçus et l'administration ne pouvait pas prouver les lui avoir envoyés. La dématérialisation ne soulève plus d'obstacle juridique qui était lié a l’attachement au papier. nous avons donc créé un système d'envoi des arrêtés qui retrouve automatiquement la boite Mél ouvert de l'enseignant et lui envoi la version PDF de son arrêté. L'idéal aurait été de retrouver ces arrêtés dans la section IPROF correspondante de l'espace de l'enseignant mais IPROF étant fermé, messagerie point à point, nous ne nous sommes pas autorisés à le faire. Nous avons donc créé une interface Web sur laquelle le gestionnaire s'authentifie avec ses identifiants de l'application AGAPE et qui permet d'envoyer tous les arrêtés générés vers les boites mail des destinataires, en spécifiant toujours les voies et délais de recours. Cette procédure entre complètement dans le cadre du Plan Administration

Le calendrier des étapes
Objectif(s) :
Sécuriser, améliorer l'organisation en traçant, analysant, simplifiant, harmonisant les actions des bureaux dans un contexte de suppression de postes et de complexification de la charge de travail
Contenu :
Dans une direction où le droit à l'erreur n'existe pas, avec un gros taux de mutation du personnel (18 nouveaux agents l'année de mon arrivée)où il n'existait aucune mémoire écrite des actions, la continuité du service public pouvait être mise en difficulté. Ainsi dans un contexte de suppression de poste, d'augmentation et complexification de la charge de travail, il fallait concevoir un outil multi fonctions, à la fois outil mémoire, outil d'analyse, de simplification, d'harmonisation, facilement utilisable par un nouveau collaborateur et qui répertorierait dans un ordre chronologique l'ensemble des étapes d'une session d'examen, les acteurs, tout en identifiant les étapes à risque et les modalités de maitrise du risque. Cet outil accompagne le collaborateur tout au long de la session. Il permet de cocher les étapes au fur et à mesure et ainsi il sait toujours où il en est. En cas d'absence, pas de difficulté pour prendre le relais. Il permet aussi de mieux anticiper. L'idée était aussi de construire un outil qui permettrait de dialoguer avec les autres DEC, donc une maquette simple, transférable pourquoi pas à n'importe quelle direction et n'importe quelle adm

Vade-mecum ressources humaines - Fiches Tutorat et Reconversion
Objectif(s) :
Améliorer pour les agents la lisibilité des procédures de tutorat et de reconversion Partager l'information entre les acteurs concernés par ces processus de gestion des ressources humaines
Contenu :
Le choix d'une réorientation professionnelle, l'élaboration d'un projet de "seconde carrière", le traitement de la difficulté professionnelle sont des processus lourds de GRH qui nécessitent une forte mobilisation des services académiques (services RH, corps d'inspection, chefs d'établissements...) Afin d'améliorer le lisibilité de ces processus pour les agents concernés, nous avons travaillé sur des fiches spécifiques intégrées dans un vade-mecum ressources humaines qui traitent en détail des différents tutorats mis en œuvre dans l'académie et détaillant les processus de reconversion. Ces fiches sont à la disposition de tous les agents sur le site académique, ce qui leur permet d'être informés du déroulé du processus avant de l'entamer. Ces fiches se doublent d'un tableau excel partagé qui donne la possibilité aux agents des services académiques (DRH, CMC, DPE, DIFOR, corps d'inspection) de partager l'information sur l'état d'avancement du processus pour un agent donné. Ces procédures spécifiques et cette organisation permettent d'accroître la lisibilité de la politique de gestion des ressources humaines et sécurisent les parcours de ces personnels à besoins p

Partenariat avec la Défense
Objectif(s) :
Améliorer le service aux usagers dans le cadre de l'information et de l'orientation des élèves après la 3ème.
Contenu :
Voir fiche jointe

Pour avoir toujours un siècle d'avance
Objectif(s) :
Dès 2005 une fiche d'inscription et une fiche suivi de scolarité pour une saisie rapide dans SIECLE et pour pallier la carence de document simple, facile pour les usagers, complet, peu onéreux.
Contenu :
Cas n° 1 : Inscription des nouveaux élèves : formulaire A4. Au verso PCS. Cas n° 2 : Suivi des élèves inscrits : dossier pré-rempli sur feuille A4. Document de base modulable fusionné avec une extraction personnalisée de SIECLE année en cours pour exploitation N+1. Au verso PCS. Dans les 2 cas : - Document simple, concis, complet, dans l'ordre de saisie, maniable, vue globale, lisibilité aisée, "non rébarbatif" pour les parents - Gain de temps de saisie (répercussion sur le serveur académique ce qui peut éviter dysfonctionnements) - Mise à disposition des listes et effectifs plus rapide - Fatigues visuelle et gestuelle de la secrétaire diminuées - Coût pour l'établissement : une ramette à 3.25 € pour 500 élèves Dans le cas N° 2 : - Marque de re-connaissance par l'établissement de l'élève et des parents (l'élève n'est plus anonyme) - Interactivité de la fiche qui peut être corrigée et complétée - Rapidité de lecture (modifications évidentes) - Exactitude de la base élèves - Editiion datée des fiches personnalisées à tout moment (anticipation du travail de fin d'année) - Document authentifié par la signature des responsables légaux - Sécurisation du support

Automatisation du Contrôle Interne Comptable de la paie
Objectif(s) :
Automatiser le Contrôle Interne Comptable en amont et en aval de l'ensemble des processus de paie de l'Académie Orléans-Tours.
Contenu :
En parallèle à la mise en place de la LOLF, l'Etat se voit dans l'obligation de mettre en place un système efficient de Contrôle Interne Comptable, notamment sur son plus important poste de dépenses que sont les dépenses de personnel. Nous assistons à une montée en puissance de ce dispositif comme le montre la mise en place d'une organisation et d'une gouvernance spécifique du CIC au sein même du MEN depuis l'année 2012. Dans cette optique, des requêtes BUSINESS OBJECT ont été créé afin de contrôler l’ensemble de la paie, c'est-à-dire les mouvements au départ du rectorat et/ou DSDEN ainsi que le "retour paie". Elles ont pour but de répondre aux attentes du MEN mais également de faciliter et d'accompagner les gestionnaires (environ 150 agents) dans leur travail quotidien. Les gains sont multiples : -> Gain de temps en amont et en aval des processus de paie -> Amélioration de la qualité de la paie -> Automatisation du système permet des gains d'impression via des stockages sur des serveurs dédiés. Afin de restituer une image fidèle de la paie, 6 indicateurs permettent la construction d'un document synthétique unique sous forme de tableau de bord.

Recrutez les futurs talents de votre entreprise!
Objectif(s) :
Chaque année, le réseau des GRETA de l'académie de Versailles forme environ 20 000 stagiaires dans les principaux secteurs économiques (Sanitaire, social, tertiaire, hôtellerie, industrie, Btp, etc.)
Contenu :
Dans le cadre de l'actualisation de notre site académique www.greta.ac-versailles.fr un nouveau service est testé depuis un an il vise à offrir aux entreprises des candidats formés (et par ricochet, des emplois à nos stagiaires). Ce service participe à l'amélioration à terme des taux de placement de notre réseau. Ce nouveau service qui trouvera sa place sur l'espace Professionnels (nouveau site) ou dans la rubrique actualités (ancien site) s'intitule "Recrutez vos futurs talents" Vous recherchez des collaborateurs motivés, formés et disponibles pour de nouvelles missions ? Chaque année, le réseau des GRETA de l'académie de Versailles forme environ 20 000 stagiaires dans les principaux secteurs économiques ( Sanitaire, social, tertiaire, hôtellerie, restauration, tourisme, industrie, Btp, transports, logistique, etc.). Notre réseau accompagne les demandeurs d'emploi et les salariés en reconversion dans leurs recherches d'entreprises. Recrutez parmi eux les futurs talents de votre entreprise. L'objectif est de fournir aux entreprises une liste de contacts ad hoc leur permettant de présenter leurs offres d'emploi.

Accès personnel Bulletin de salaire
Objectif(s) :
Permettre à tous les personnels Education nationale d'avoir accès à leur bulletin de salaire par internet
Contenu :
Afin de rendre un service de meilleure qualité aux usagers, mais également de permettre la modernisation de l'entité "Education nationale", un partenariat Education nationale/DRFIP aurait pour but de donner à tous les personnels en activité mais aussi en CLM/CLD ou dans une autre situation l'accès aux 3 derniers bulletins de salaire par internet via le site académique. Il suffirait que chaque agent soit en possession d'un identifiant et d'un mot de passe et se connecte sur le site académique dans un encart "ACCES PERSONNEL BULLETIN DE SALAIRE". Pour constituer un dossier personnel il est souvent demandé de fournir les 3 derniers bulletins de salaire. Quelque soit l'endroit où l'intéressé serait il aurait la possibilité de télécharger ses bulletins de salaire sans avoir à passer par son gestionnaire. Les bulletins de salaire ne feraient plus l'objet d'envoi par courrier. Cela permettrait un gain de temps pour le gestionnaire et l'usager mais également un gain d'argent pour le service courrier. Par ce système on pourrait aussi avoir accès à la dernière déclaration de ressources et à l'historique de l'année antérieure.

Base de données des structures scolaires du 1er degré du Doubs
Objectif(s) :
Regroupement et uniformisation d'un ensemble de données, relatives aux écoles du département, par la création d'une base comportant des accès mutualisés à destination des services de la DSDEN.
Contenu :
Pour répondre à la commande de Mme la DASEN, un premier outil a été réalisé. Il permet d'avoir une vision prospective sur des données relatives aux écoles du département. Cette réalisation a fait apparaître différents constats et perspectives : - Les données sont dispersées entre les services de la DSDEN. Sous cette forme, leur mise à jour et leurs exploitations sont malaisées, notamment pour réaliser des statistiques. - Dans la mesure où ces données alimentent les « bases nationales », ou en sont issues, il s'avère que les réalités du terrain nécessitent des ajustements. Ces points motivent la construction d'une base regroupant un maximum de renseignements. Des accès mutualisés devraient permettre de rationaliser la mise à jour des données et d'optimiser la circulation des informations. À partir de ce système, de nouvelles perspectives d'études statistiques seront possibles. Nombre de rapports, de tableaux de bords, d'annuaires devraient pouvoir être réalisés de façon automatisée, dans leur entier ou en partie. L'objectif est de réaliser un outil de pilotage de l'action éducative départementale mettant en synergie tous les services, ce qui en assurera la pérennisation

Entretien de suivi des personnels nouvelllement nommés à la DSDEN du Rhône
Objectif(s) :
Ce dispositif est destiné à améliorer l'accueil et le suivi des personnels nouvellement nommés à la DSDEN du Rhône chaque année à travers un entretien organisé après un trimestre de travail.
Contenu :
La prise de fonction étant un moment essentiel dans la carrière de l'agent titulaire, que ce soit lors d'une première affectation ou suite à une mobilité professionnelle, elle se doit d'être un rendez-vous réussi entre l'administration et son personnel. C'est pourquoi, dans une démarche de gestion qualitative des ressources humaines, il a été décidé d'instituer un entretien pour les personnels nouvellement nommés, avec le chef de la division DPA et son adjoint à compter de la rentrée 2012. Organisé après un trimestre de travail, cet entretien permet de faire un bilan après que les personnes aient pu se familiariser avec leurs fonctions, leurs collègues et leur environnement professionnel. Les responsables de la DPA n'étant pas les supérieurs hiérarchiques, peuvent être évoqués notamment des problèmes parfois inconnus de ces derniers (reconnaissance de qualité de travailleur handicapé, problèmes de santé... pouvant avoir des conséquences sur le travail effectué) ou n'ayant pu être résolus au sein du service (conflit avec la hiérarchie ou les collègues...). A l'issue des 17 entretiens organisés, il s'avère que la mise en place de ce dispositif a été appréciée par les pe

L'observatoire de la qualité de l'accueil dans les services publics
Objectif(s) :
L’objectif est de construire un outil décisionnel en ligne pour optimiser la qualité d'accueil des usagers dans les services du rectorat de La Réunion (Référentiel Marianne).
Contenu :
Dans le cadre de l’application du référentiel Marianne qui définit des engagements portant sur les modalités d’accueil des usagers, j’ai développé une application : http://enquete-ssa.ac-reunion.fr:9080/test/qualiteR/report1.htm (données fictives) permettant aux usagers de répondre à une enquête de satisfaction de l’accueil général du rectorat et de poser leurs suggestions et réclamations concernant nos prestations. Cette interface Web est un véritable outil d'aide à la décision en matière de mesures à mettre en œuvre pour améliorer la qualité des services rendus par l'administration. L'innovation porte sur le suivi des réponses en temps réel via des tableaux de bord à plats et croisés prédéfinis, mais également sur l’accès à des tableaux de bord personnalisés, à des méthodes statistiques avancées multivariées (régression logistique, AFCM, ...) et à des ateliers lexicaux. Grâce à cet observatoire automatisé, l'autorité du rectorat peut à tout moment établir la priorité des actions à engager pour répondre aux attentes des usagers, mais aussi mesurer régulièrement l'impact des actions menées (comparaisons sur deux périodes d'observation). Logiciels : WebReporting et S

Cahier de textes numérique Chocolat
Objectif(s) :
Enseignant dans un lycée, je suis le développeur de l'application de cahier de textes numériques en licence GNU la plus largement implantée dans l'éducation nationale.
Contenu :
Cahier de textes appelée quelque fois « Chocolat » est une application gratuite utilisée aujourd’hui par des milliers d’enseignants. Sa pertinence lui vaut d’être intégrée aujourd’hui dans de nombreux ENT académiques ( Académies de Créteil, Marseille, Orléans-Tours, Dijon…) ou simplement distribuée de façon autonome (Académie d’Amiens, Lille, Rouen, Corse, Guadeloupe, Martinique, Montpellier…). Cahier de textes se différencie des autres applications par sa facilité de prise en main et ses puissantes fonctionnalités ! Cette application a nécessité à ce jour plus de 400 heures de travail. Elle est le fruit de nombreuses concertations entre enseignants, élèves et acteurs des établissements. Ces échanges permanents ont orienté son développement. Elle est ainsi devenue l’outil le plus abouti de son domaine et le plus plébiscité par les enseignants. Ses différents paramétrages en font une application très ouverte, à la fois facile à prendre en main par les débutants et répondant aux besoins des plus exigeants. Ses mises à jour régulières témoignent de cette dynamique. En conclusion, voici une application collant de très près à la réalité du terrain bien dans l'esprit de ce co

SERVICE PEGAGOGIQUE
Objectif(s) :
AMELIORATION DU SERVICE : - insuffler, répertorier, faciliter la mise en oeuvre du projet d'établissement MODERNISATION DU FONCTIONNEMENT : - Service identifié géré par un enseignant déchargé 9h
Contenu :
Cette innovation est née avec La mise en oeuvre du dispositif ECLAIR. Il fallait une salle pour accueillir les préfets des études, la coordonnatrice de liaison et l'animatrice ECLAIR. Ce lieu est devenu rapidement un véritable" service" dans lequel l'ensemble des enseignants se rendent aisément pour parler pédagogie, projet d'établissement mais surtout pour monter leurs actions. Ils savent qu'ils seront accompagnés, aidés dans le montage du dossier et éventuellement pour trouver des fonds. L'animatrice ECLAIR est la conseillère du chef d'établissement qui doit régulièrement rechercher des volontaires pour mener certains projets. C'est le point fort du "service" qui estompe une hiérarchie verticale au bénéfice d'un management "horizontal". C'est autant de temps gagné pour la Direction qui peut davantage insuffler et mieux conduire sa politique éducative. L'innovation tient de l'amélioration du service qui permet aux enseignants d'être motivés, encouragés par une animatrice et de la modernisation du fonctionnement du service qui met en avant les enseignants. L'animatrice pédagogique est en quelque sorte un chef de travaux.

Plate-forme d'échange de documents (PEPS)
Objectif(s) :
Dépôt et retraits de documents : simplifier et sécuriser les procédures d’acheminement de documents sensibles (sujets, documents confidentiels ...)
Contenu :
Simplifier le traitement de certains documents afin de sécuriser les procédures, d'assurer une traçabilité et de réduire les délais postaux ainsi que les coûts d'acheminement de ces documents. Cet outil est utilisé pour la collecte des sujets d'examens des épreuves en cours d'année (CCF) et leur mise à disposition dans les centres d'examens, mais il est adaptable pour tout type d'échange de documents confidentiels ou sensibles tels que des dossiers à caractères médicaux ou relatifs à situations spécifiques à la gestion des personnels. C'est un outil dynamique, évolutif, très simple d'emploi, ergonomique et accessible de tout poste connecté à internet pour le dépôt, mais avec un accès restrictif en matière de retrait des dossiers (accès par intranet ou clé OTP).

MOB-ACA Modernisation de l'Outil Bureautique, Apport de Compétences aux Agents
Objectif(s) :
Montée en compétences bureautiques de tous les agents du rectorat, modernisation de la suite office, respect des orientations interministérielles pour l'usage du libre, économies, standardisation...
Contenu :
Le projet consiste en deux phases simultanées ; l'une est la migration de la suite bureautique vers LibreOffice MimO; la seconde, primordiale et sensible, est la montée en compétences bureautiques de tous les agents du rectorat grâce à un système de formation élaboré et structuré qui permettra de proposer le projet aux EPLE ou à d'autres académies. C'est dans la méthode et les outils que se trouve l'idée innovante: 1. Mise à disposition de modèles de documents qui automatisent le renseignement des informations de l'expéditeur et respectent la charte graphique ministérielle 2. Adaptation pour l'environnement académique d'une valise pédagogique créée par le MEDDE. Elle contient les supports d'un ensemble de formations bureautiques. Chaque formation consolide des savoirs souvent « acquis sur le tas » et apporte gain de temps et nouvelles méthodes de travail (automatisation, dématérialisation...) 3. une base de données: - automatise le secrétariat lié aux formations - permet de gérer les inscriptions avec souplesse - fournit les outils de pilotage du projet 4. le support d'installation de la MimO propose déploiement automatisé, suppléments pédagogiques et documentation

Harmonisation de la prise en charge partielle des abonnements de transport
Objectif(s) :
Utiliser le tableau récapitulatif des abonnements pouvant être souscrit par les agents en tant que référentiel académique afin d'uniformiser la prise en charge partielle des titres de transport
Contenu :
Dès la mise en application de la prise en charge partielle des abonnements de transport domicile-travail en 2007 je suis en charge du contrôle des demandes formulées par les enseignants du second degré de l'académie. J'examine chaque dossier et définie l’éligibilité des abonnements souscrits. Afin d'améliorer et de simplifier ce contrôle, j’ai pris l'initiative d'élaborer le tableau joint " Éligibilité des abonnements à la prise en charge partielle des titres de transport". Ce document sert de repère à tous les agents du rectorat et des deux Inspections Académiques. Dans un souci d'équité, j'envisage une mise en ligne de ces données afin : 1) d'harmoniser la prise en charge au niveau académique 2) de fiabiliser les données 3) d'orienter le choix des usagers vers l'abonnement de transport le plus adéquat à leur besoin et qui relève de la prise en charge 4) d'améliorer le contrôle d'éligibilité des différents abonnements souscrits 5) de gagner en efficacité Mes perspectives : transférer ces données vers les autres administrations de la région

Outils d’amélioration des processus de gestion administrative
Objectif(s) :
Elaborer un projet de modernisation des processus administratifs au niveau du rectorat de Strasbourg.
Contenu :
L’étude du projet nous a conduits à réaliser des outils innovants, ergonomiques, et adaptés aux tâches du quotidien. Cela a abouti à la mise en place de quatre outils d’aide à la modernisation : LOGIGRAMME : Méthodologie de recueil et modélisation de procédures. Cela permet d’apporter un tuilage de compétences, une mémoire et une anticipation du travail, une détection des défaillances dans les procédures, et enfin une anticipation des défaillances et des faiblesses. GANTT : Gestion ANnuelle des Tâches de Travail. Il s’agit d’une application web. C’est un planning de gestion de type Gantt pour le pilotage. DELIS : Documentation En Ligne et Informations de l’académie de Strasbourg. C’est un espace documentaire au format site web. Cela permet au grand public et au personnel des établissements de disposer d’une documentation sur toutes les procédures informatisées qui les concernent. Cela offre donc une meilleure lisibilité pour le grand public IRIS : Intranet des Ressources d’Informations de Strasbourg. C’est un espace documentaire technique au format site web, en accès restreint adapté à l’environnement académique. Il contient un répertoire de toutes les applications.

Compilation de données numériques
Objectif(s) :
Accélérer et fiabiliser le dépouillement des enquêtes ayant pour support des fichiers "tableur" (Excel en l'occurence). Dégager les agents administratifs de cat. C ou contractuels de cette charge.
Contenu :
Plus souvent qu'on le pense les services utilisent pour leurs enquêtes de terrain des fichiers Excel pré-formattés qu'ils envoient à leurs enquêteurs par mail en leur demandant de leur renvoyer après les avoir renseignés. Se pose alors la lourde, délicate, et nécessaire charge d'additionner les données numériques présentes dans ces fichiers afin de réaliser des statistiques. Fichiers nombreux, feuilles qu'ils contiennent également, ainsi que tableaux de ces feuilles et cellules de ces tableaux... laissent imaginer le travail long, fastidieux et sujet à erreurs multiples que les agents chargés de cette compilation doivent réaliser (couramment des jours pleins, voire des semaines). La solution que je propose (et que j'ai mise en oeuvre), extrêmement simple, permet de réaliser cette tâche de compilation en quelques secondes, moyennant une préparation du fichier de compilation de quelques minutes, et sans aucune contrainte quant aux fichiers-tableur d'enquête. Le personnel, dégagé de ce labeur harassant, peut alors se consacrer à des tâches plus gratifiantes. L'innovation consiste ici en l'utilisation d'Excel en mode programmé pour réaliser des tâches répétitives.

Attibution automatique des bourses scolaires = - de travail + plus de justice
Objectif(s) :
Le bourses scolaires demandent beaucoup de travail. En attribuant les bourses collège/lycée de façon systématique à tous les bénéficiaires potentiels, comme l'ARS, tout le monde serait gagnant
Contenu :
Les services impôts et caisse d'allocations familiales "croisent" leurs données depuis quelques années. Si ces mêmes données étaient "croisées" avec les services des bourses, cela éviteraient : *des tonne de photocopies qui coutent cher, qu'il faut stoker, classer, archiver *des erreurs, il faut vérifier si les enfants sont à charge du parent qui fait la demande de bourse, s'il est en garde alternée, si le parent allocataire est celui qui héberge l'enfant, si l'enfant est à la charge exclusive de la mère alors qu'il apparait sur l'avis d’imposition du père, si le nouveau compagnon de la mère est le mari de Mme ou s'il est le père d'autres enfants de la famille... des tas d'informations que les impôts et les CAF ont généralement déjà vérifiées. *des bénéficiaires potentiels pas aidés, parce-qu’ils ne fournissent pas les documents nécessaire dans les délais, ils ont souvent bien d'autres soucis que de fouiller au fond d'un cartable pour trouver une demande de bourse avec 2 pages d'explications qui ne servent à rien et qui découragent. Chaque année des familles bénéficièrent des minima sociaux ont des enfants qui ne sont pas bousiers pour défaut de dossier : retar

AUSCAR: application de suivi des auxiliaires de scolarisation
Objectif(s) :
anticiper et suivre: les prises en charge d'élèves handicapés par des auxiliaires de vie scolaire le recrutement et la formation des auxiliaires améliorer la qualité du service des compensations
Contenu :
La loi de 2005 a engendré une augmentation significative du nombre d'élèves handicapés accompagnés par des auxiliaires: 90 en 2005, 687 en 2013 pour le seul département de la Manche. Plusieurs services de la Direction Académique sont responsables de la qualité des compensations accordées aux élèves handicapés. Les différents services, la coordonnatrice AVS et l’inspecteur sont responsables des affectations, des recrutements, des contrats, de la formation, du suivi des absences des auxiliaires. Les enseignants référents répartis sur le territoire, et en lien direct avec les familles disposent également d'informations de premier ordre. L'application en cours de création, répond aux exigences des différents professionnels concernés. Les droits attribués pour chaque interface seront différents en lecture et en écriture selon les différents niveaux de responsabilité. Auscar permettra d'améliorer la qualité du suivi et de réduire les délais de réponse. L'application à l'initiative d'une équipe du département de la Manche a rapidement convaincu les deux autres départements. Sa vocation est actuellement académique. La DGESCO a également été informée.

ARCAD (ARChives de l’Académie de Dijon)
Objectif(s) :
Modernisation et informatisation de la gestion des archives académiques
Contenu :
1)Le contexte : la mutualisation des services Rectorat/DSDEN21 •Un service unique d’archives •Une harmonisation des procédures •Un seul lieu de stockage •Une seule application 2)Objectif : la modernisation des pratiques d’archivage •Application systématique de la réglementation •Individualiser les pratiques d’archivage •Rationaliser le transfert d’archives des bureaux vers les lieux de stockage 3)La conception d’une application partagée à destination : •du service archives… -Création d’une base de données -Maîtrise de la durée de conservation et sort des archives -Suivi des demandes de consultation -Gestion optimale des espaces de stockage (localisation automatisée) -Identification des archives (cotation spécifique) -Aide à la préparation des éliminations et versements -Application régulièrement améliorée (prise en compte de nouveaux besoins) -Transmise aux Rectorats de Guyane, Martinique et Lille •...Et des agents -Utilisable par tous les agents (Rectorat et DSDEN 21) -Possibilité de déploiement dans d’autres services : DSDEN, CIO… -Demande de transfert de documents par le seul biais de l’application -Réduction délais de transmission lors des deman

Application de DEmandes en LIgne de Diplomes
Objectif(s) :
Le produit "ADELIDE" est un outil qui permet aux usagers de procéder à une demande en ligne de documents relatifs aux examens
Contenu :
Cet outil a pour but de permettre aux usagers du service des examens et concours de procéder une demande de documents affairant aux examens, diplôme attestation de réussite ... Son utilisation est très aisée pour le demandeur et elle permet de faire baisser la pression liée au traitement du courrier dans le service, elle assure un suivi très étroit des demandes et permet de rester en contact avec le demandeur, soit par courriel soit par téléphone. Une évolution de cet outil est à l'étude pour permettre l'automatisation de l'envoi des documents par courriel. A terme, son usage pourra être élargi à d'autres domaines de l'administration.

UTILISER DES A PRESENT LA PROGRAMMATION BUDGETAIRE DETAILLEE SOUS CHORUS
Objectif(s) :
Participer à l’évolution du pilotage budgétaire des BOP, accroître les suivis, donner aux responsables les moyens de décider en facilitant le dialogue de gestion dans le cadre de la programmation
Contenu :
Chorus est le progiciel de gestion financière de l'Etat. La mise en œuvre de la programmation budgétaire est intervenue pour tous les programmes au PLF 2013. Seule la programmation initiale agrégée a été mise en œuvre dans Chorus.La programmation détaillée entre responsables de BOP et d’UO n'est pour l'instant pas utilisable faute de paramétrage Notre objectif serait d'assurer dès à présent le suivi des BOP sans import de fichier ou tenue de tableaux complémentaires et ce grâce aux restitutions du progiciel Chorus. En effet, le suivi permettrait un lien avec la programmation et les codes activités. Cela nécessite d'être paramétré pour pouvoir accéder à la programmation détaillée sous Chorus ce qui n'est pas autorisé pour l'instant. La présentation des comptes rendus de gestion serait simplifiée et éviterait des « recopiages » de chiffres toujours source d’erreurs Même observation pour les comparaisons dans l’exécution des budgets.Les DSDEN auraient directement accès en consultation. Pour se faire il faudrait à la fois nos rôles actuels de RBOP et ceux en programmation détaillée de RUO pour le cpte desquels nous opérerions la saisie après accord des ordonnateurs.

Dématérialisation des bordereaux d'envoi
Objectif(s) :
Au lieu d'imprimer une copie des bordereaux d'envoi, il sont enregistrés dans un fichier (par année scolaire) avec pour base un modèle de document.
Contenu :
Un modèle est créé sous word, qui est enregistré. Plusieurs modèles en fonction des différents envois (Rectorat, Conseil général, Direction départementale, ...) avec l'adresse propre de ces administrations. Ce document est composé d'un tableau de 3 cases : Nombre de pièce, Désignation et Observation. Un début de phrase est pré-inscrit "Vous trouverez ci-joint", ce qui permet de saisir directement le contenu de l'envoi. Dans la case Observations ; une liste déroulante permet de choisir l'information à délivrer : Pour suite à donner, Pour information, Pour avis, ... Lors de l'enregistrement de ce document, il est demandé d'enregistrer une copie - dans un dossier distinct - qui permet d'avoir un numéro chronologique. Le numéro chronologique du fichier permet de retrouver la date d'élaboration du fichier. La recherche d'un bordereau est possible grâce à ces éléments. A chaque changement d'année, faire un nouveau fichier qui permet donc de garder un exemplaire des bordereaux envoyés.

Tableau synoptique de la dotation aux formations globalisées
Objectif(s) :
Améliorer l'efficacité des services en facilitant la lecture de la dotation aux formations globalisées et en sécurisant les procédures de contrôle avant transmission de la DHG aux établissements.
Contenu :
La réforme du lycée se traduit par la mise en place d’un financement horaire globalisé des enseignements communs (français, histoire-géographie, langues vivantes …) aux séries des classes de « première » et de « terminale » de l’enseignement général et de l’enseignement technologique. Le calcul globalisé induit une perte de lisibilité de la dotation, générant un travail supplémentaire de déchiffrage. La principale innovation réside dans la présentation synoptique de la dotation aux formations globalisées. Ce tableau, outil de lecture de la dotation aux formations globalisées, présente le détail du financement des enseignements communs destiné à chaque formation par niveau. Sa vocation est multiple : - Facilité de saisie des données servant au calcul de la dotation aux formations globalisées, - Limitation des risques d’erreur de calcul avec les formules intégrées, - Facilité de lecture de la dotation aux formations globalisées, - Outil de contrôle lors des opérations de relecture des fiches de financement éditées par le logiciel de calcul, avant leur transmission aux chefs d’établissement, - Gain de temps lors de la phase d’analyse comparative des dotations.

AIDE : Assistance Informatisée aux directeurs d'école
Objectif(s) :
Collecter de manière dématérialisée les heures supplémentaires effectuées par les enseignants du 1er degré afin d'effectuer rapidement leurs mises en paiement
Contenu :
Il existe pour les personnels du second degré une application nationale permettant la saisie informatisée des heures supplémentaires effectuées par ces derniers. Pour le 1er degré, une telle application n'existe pas. Il s'agissait donc d'élaborer un outil permettant : - La mise en place d'un budget par école. - La saisie des heures effectuées dans l'école par le directeur concerné. La recherche des agents se fait dans toutes les bases GRH du rectorat. Si l'agent n'existe pas ( cas d'un parent d'élève ), il y a création automatisée d'un dossier de vacataire. La saisie des heures se fait en fonction du budget attribué à chaque école. - Le transfert des données vers la base GRH concernée afin que cette dernière puisse créer les données pour la mise en paiement par la trésorerie générale. - L'élaboration des pièces justificatives pour la trésorerie générale. - Diverses extractions pour contrôle et bilan. Avant cet outil, le traitement se faisait par saisie manuscrite sur un formulaire "papier" et la saisie des données était effectuée au rectorat, sans possibilité de contrôler la dépense réalisée. Ce produit a permis de réduire les délais et la charge de

Contrôle des situations pour le versement du supplément familial de traitement
Objectif(s) :
Une application accessible à tous les personnels de l'académie sur l'intranet, demandée par la coordination paye, permet d'effectuer le contrôle annuel réglementaire concernant le versement du SFT.
Contenu :
Ce recensement est dématérialisé et porte sur l'ensemble des personnels de l'académie (1er et 2nd degrés, public et privé). Il est soutenu par une campagne sur l'intranet académique pilotée par la coordination paye. L'application permet également : - d'avoir une vision globale et rapide des personnels concernés par le SFT, - d'offrir une meilleure information aux personnels sur leurs droits, - d'harmoniser les pratiques entre services gestionnaires, - de fluidifier les procédures. Chaque déclaration déclenche un courriel d'alerte au gestionnaire RH qui va étudier le dossier en vu du versement du supplément familial de traitement. Cette application a permis un meilleur contact entre l'agent et son gestionnaire.

Gestion des demandes d'intervenants extérieurs 1er degré
Objectif(s) :
Simplifier et rationaliser la gestion des demandes d'intervenants extérieurs effectuées par les directeurs d'écoles publiques et raccourcir le temps de traitement par les parties prenantes.
Contenu :
Auparavant, les demandes "papier" étaient transmises par courrier postal, photocopiées en de nombreux exemplaires qui circulaient de bureau en bureaux. Cette application supprime toute trace "papier", permet de raccourcir le temps de traitement et optimise la gestion des intervenants et des demandes. Étapes de la procédure de demande d'intervenants: - le directeur renseigne dans cette application en ligne les éléments de sa demande : domaine d'intervention, assurance, intervenant(s), projet pédagogique, enseignants et détail des séances (horaires, durées...pour chaque classe) - il demande la validation en cliquant sur le bouton "Transmettre" ce qui déclenche un courriel d'alerte vers l'IEN de circonscription et la commission technique (CPD) - l'IEN enregistre son avis sur le projet pédagogique dans l'application. Il précise cet avis si ce dernier est défavorable. - pour les agréments, la commission technique effectue les vérifications et émet elle aussi son avis dans l'application. - enfin, le Dasen saisit la décision finale, ce qui déclenche un courriel à l'école. Note : le suivi de la demande est accessible à tout moment par le directeur d'école en se connec

Création d'un espace numérique professionnel départemental
Objectif(s) :
Proposer un système départemental de mise à disposition numérique de l'information pédagogique et administrative plus efficace
Contenu :
Mettre en place un circuit d'information numérique unique à destination de tous les personnels de l'éducation nationale du département. L'utilisateur accède à partir d'un point d'accès unique à l'ensemble des ressources qui le concernent quelquesoit le niveau d'émission de l'information (circonscription, département, mission pédagogique...). C'est le contributeur qui organise le contenu (dossiers/fichiers), l'utilisateur disposant de ce contenu de façon permanente sans avoir à le réorganiser en local. Cette organisation amène aussi à repenser l'usage des courriels : le courriel annonce l'information sans véhiculer son contenu qui est lui transmis par la voie de l'espace professionnel. Les ressources ne sont donc plus tributaires des messages sous forme de pièces jointes (désengorgement des messageries). La permanence et l'organisation unique des contenus doit aussi avoir une incidence sur la gestion de la mobilité des personnels : un directeur d'école changeant d'école retrouve le même gestionnaire de contenu sur tout le département et n'a plus à devoir entrer dans la logique de classement de son prédécesseur, d'où un gain de temps attendu.

CALANC (CALcul de l'ANCienneté des enseignants, CPE et COP contractuels)
Objectif(s) :
L’application CALANC automatise le calcul de l’ancienneté de service des agents contractuels d’enseignement facilitant la gestion de leur carrière (avancement d’échelon, CDIsation, concours).
Contenu :
Le développement de cet outil s’inscrit dans une démarche de modernisation et de simplification de la gestion des contractuels enseignants (600 agents). En effet, la gestion administrative de ces agents est complexe (turn over, contrats successifs, interruptions, accès au CDI et à la titularisation) et les outils informatiques nationaux ne permettent pas une automatisation du calcul de l’ancienneté de service. Cette notion essentielle faisait donc l’objet de calculs manuels fastidieux pour les services et peu lisibles pour les usagers. L’avancement d’échelon et l’accès au CDI étaient sources d’interrogations et les effets administratifs et financiers intervenaient souvent avec retard. L’application CALANC, outil simple et fiable de calcul d’ancienneté, facilite considérablement les travaux des gestionnaires. Le fonctionnement du service est nettement amélioré et les délais de gestion sont fortement réduits. Un système d’alerte permet d’anticiper les événements de gestion. Les usagers peuvent être précisément renseignés sur les perspectives d’évolution de leur contrat. Des fiches récapitulatives sont imprimables. L’outil est parfaitement transférable à d’autres académies.

Communication de rentrée (Com'R)
Objectif(s) :
Améliorer la communication entre la division des personnels enseignants (DPE) et les chefs d'établissement lors de la période de rentrée scolaire à à travers un canal d'échange unique.
Contenu :
L'application « communication de rentrée » permet d'améliorer la communication entre la division des personnels enseignants (DPE) et les chefs d'établissement lors de la période de rentrée scolaire à travers un canal d'échange unique. Durant cette période, les chefs d'établissement peuvent remonter toutes leurs demandes de moyens et de personnels dans cette application qui fonctionne comme un centre de service. Chaque demande est ensuite traitée par le ou la gestionnaire DPE concerné(e). Le suivi de la demande fait l'objet de courriels d'alerte permettant aux chefs d'établissement de connaitre l'avancée de leurs dossiers.

Application GEME
Objectif(s) :
Regrouper en un seul outil des données présentes dans différents fichiers Excel afin de supprimer les risques d'erreurs. Rendre plus efficientes la gestion et la transmission des données demandées,.
Contenu :
Conception d'une base de données destinée à améliorer la gestion. Une présentation détaillée de l'application GEME figure dans le fichier pdf joint au dossier d'inscription.

Collège +
Objectif(s) :
Assistance numérique pour aider à l'intégration scolaire en cours ordinaire.
Contenu :
Chaque élève de l'ULIS dispose d'une tablette tactile personnalisée afin de l'aider à suivre ses cours d'intégration en classe ordinaire. Il y trouve les détails nécessaires pour adapter son comportement face au professeur et aux autres élèves, pour s'organiser pendant le cours et les différentes activités qui s'y déroulent. Parallèlement des applications permettent à l'élève de s’entraîner à la reconnaissance faciale des émotions. Enfin, dans les cours dispenser dans l'ULIS, des applications didactiques sont utilisées pour aider les élèves dans leurs apprentissages.

AMENEP ( aménagements d'épreuves)
Objectif(s) :
Améliorer la gestion des demandes d'aménagement d'épreuves des candidats aux examens par la mise en place d'une application informatique.
Contenu :
L'augmentation très forte du nombre de demande d'aménagement d'épreuves des candidats aux examens (de 200 à 650 dossiers en 4 ans) a amené la division des examens à solliciter la mise en place d'une application informatique qui permette d'en faciliter la gestion. La DEC a rédigé un cahier des charges et la division informatique a élaboré l' application "AMENEP" alimentée par les données relatives aux inscriptions individuelles issues de la base OCEAN ( base de gestion des candidats aux examens) qui facilite le traitement automatisé des documents suivants: -courriers divers: décisions envoyées aux candidats , recours,... -convocations individuelles adaptées ( horaires décalés spécifiques) -tableaux de synthèses destinés aux centres d'épreuves (candidats accueillis, aménagements à prévoir), aux présidents de jury ( informations règlementaires obligatoires), au bureau des sujets ( préparation des sujets spécifiques : Braille, agrandissement) - outils statistiques AMENEP a permis de faciliter notre gestion quotidienne, d'uniformiser et améliorer notre communication et participe à la sécurisation des épreuves . C'est aujourd'hui un outil indispensable au fonctionn

Générateur de chartes d'usage des TIC
Objectif(s) :
Simplifier les travaux des chefs d'établissement, des personnes ressources TICE, des services juridiques. Fournir aux utilisateurs un cadre structuré, adapté à leurs usages et juridiquement validé.
Contenu :
Nous avons observé que les chartes d'usage des TIC des établissements, dont la mise en place est obligatoire, présentaient souvent des carences : non adaptées aux usages, ne respectant pas la législation, incomplètes... Bien que des guides existent, créer un tel document sans carence est un travail long et complexe. L'application garantit : - aux chefs d'établissement de pouvoir générer en moins de cinq minutes un texte juridiquement validé ; - aux utilisateurs (élèves, parents, enseignants...) de disposer d'un document de référence adapté à leurs usages. Désormais, créer ou mettre à jour une charte d'usage des TIC n'est plus un travail long et contraignant mobilisant les compétences de nombreuses personnes. Cette application est le fruit d'un travail d'équipe dans notre académie : - mission TICE : création de l'application ; - DAJEC : validation juridique ; - DSI et RSSI : validation technique ; - des chefs d'établissements : adaptation de l'application à leurs besoins Présentée au séminaire "Internet responsable" en mars 2012 à Paris, déjà transférée dans l'académie de Martinique, nous envisageons un partage sur le Catalogue national des application

co-voiturage : écomobiliz & vous avec nous
Objectif(s) :
Proposer aux stagiaires du centre de formation résidant dans la même zone géographie de covoiturez pour venir suivre leur formation avec un aménagement de leurs horaires.
Contenu :
A chaque démarrage d'une formation, nous informons et encourageons nos stagiaires à faire du covoiturage avec d'autres stagiaires résidant dans la même zone géographique. Pour cela nous avons mis en place un système d'information et d'affichage qui permet de mettre en relation les personnes intéressées. Cela leur permet de diminuer les frais de déplacement, de couper avec la monotonie des trajets, c'est aussi une occasion de rencontre et de convivialité pour des stagiaires qui ne sont pas forcément sur les mêmes formations. Ce covoiturage contribue à diminuer le nombre d’automobiles circulant sur les routes et donc à réduire les émissions des gaz à effet de serre, principaux responsables de la pollution et des changements climatiques. Cela permet de réduire l'absentéisme au sein du centre et de renforcer un esprit de solidarité. Enfin cette démarche s'inscrit pleinement dans notre Agenda 21.

Mutualisation des compétences
Objectif(s) :
Mutualiser les connaissances et les compétences, en particulier transversales, au sein d’une structure (EPLE, Service(s)) pour un travail plus efficace.
Contenu :
Le but est de créer un outil interne qui permette à chacun de faire part de ses domaines de compétences. Celui-ci sera ensuite utilisé pour identifier des référents qui pourront être amenés à venir en aide à leurs collègues en apportant leur savoir-faire quand un besoin est exprimé. Cette aide pourra être apportée sous forme de collaboration sur une tâche pour rendre ensuite l’apprenant autonome, mais aussi sous forme d’une courte formation (une ou deux heures) avec un groupe restreint. En utilisant l’expérience quotidienne des participants, on favorisera des exercices de mises en situation. Dans tous les cas, le but n’est pas de transférer une de ses tâches à un collègue, mais d’accroître le champ de ses compétences. La personne chargée de cet outil devra en assurer le suivi et veiller à solliciter les personnels afin qu’ils fassent connaître leurs nouvelles acquisitions. Enfin, inciter au partage de compétences aide à une plus grande autonomie de chacun, tout en installant une habitude de travail en équipe. Une évolution possible est d’étendre le système à plusieurs services ou établissements et pourquoi pas au niveau académique, en utilisant le mèl pour communiquer.

Application de gestion des contrats aidés
Objectif(s) :
Créer un outil de communication entre les différents acteurs intervenants sur la gestion des personnels embauchés en contrat aidé / contrats uniques d'insertion dans les écoles.
Contenu :
Développement d'une application de base de données permettant aux différents acteurs d'accéder ou de renseigner les informations sur les personnels en contrats aidés (gestionnaire établissement mutualisateur, IEN, services de la DSDEN, IEN ASH). Cette application permet aussi de disposer d'un tableau de bord permettant de mettre en évidence la répartition des contrats aidés sur le département (accès IEN, gestionnaire), les objectifs de formation des personnels (accès service formation DSDEN), l'édition des documents au format PDF (contrats, fiches de renseignements...). l'outil est terminé à 80% (terminé : base de données "principale", distancier..., en cours de finalisation : gestion de la formation, tableaux de bords et extractions spécifiques), il est en phase de validation par l'établissement mutualisateur.

Kit Charte Établissements
Objectif(s) :
Génération par web de kit automatique à destination de l'ensemble des établissements contenant les logos et papier à entête liés à l'EPLE, dans le respect de standards impulsé par le Référentiel RGI
Contenu :
Pour cela, mettre à disposition de l'ensemble des EPLE, rectorat, dsden, ien, etc. une interface en ligne (lien) leur permettant de générer à la demande (par la saisie du RNE, ou en sélectionnant le nom d'établissement) , un kit comprenant: logo, papier à entêtes, enveloppes, cartes, etc. Le kit générant des documents uniformes dans des formats interopérables, en respect du RGI: formats OpenXml (docx) et OpenDocument (odt) pour les lettres à entêtes, png pour les logos des images, voir pdf. L'interface en ligne pouvant s'interfacer avec la base de données nationale "ramsese", elle pourra extraire des informations actualisés, et homogène en cas de changement d'adresses, logos. L'outil fonctionnant via outils Opensources, il ne nécessite pas d'investissement. Seule la police utilisée "IndustriaLTStd-Inline.otf" est propriétaire, mais en l'état actuel cette police est déjà à disposition des ressources PAO des rectorats, et de nombreux intervenants dépensent un temps important à la génération de ces kits, et dont la forme diffère d'une structure à une autre. Ces 2 formats étant normalisés, ouverts, ils peuvent être généré à la volée. Produit en test en interne.

Didacticiel d'accompagnement dans la réforme du cadre budgétaire et comptable
Objectif(s) :
Elaborer un outil utilisant les moyens de formation à distance, et permettant d'accompagner les collègues dans la réforme du cadre budgétaire et comptable
Contenu :
La réforme du cadre budgétaire et comptable implique de nombreuses modifications: - Sur le plan juridique, avec des modifications du code de l'éducation - Sur le plan comptable, avec une nouvelle nomenclature - Sur le plan informatique, avec la refonte du logiciel de gestion financière et comptable des EPLE. Les dimensions juridiques et comptables ont été abordées lors de formations présentielles sur deux journées en mai 2012. La dimension informatique pouvait être abordée en utilisant les dispositifs de formation à distance, et c'est cette piste qui a été explorée entre avril et octobre 2012. Le didacticiel a donc été diffusé en octobre 2012 aux personnels de l'académie de Clermont-Ferrand. Il est également accessible aux personnels des autre académies depuis novembre 2012, à la demande de la Direction des Affaires Financières. Deux autres didacticiels sur la réforme du cadre budgétaire et comptable sont diffusés depuis janvier 2013: "Comptabilité budgétaire" et "Comptabilité Générale"

Livret de Compétence : outil de suivi et d'aide à l'organisation pédagogique.
Objectif(s) :
Proposer une gestion informatisée du livret de compétences adaptée au milieu professionnel dans lequel nous exerçons. Utiliser le suivi et la validation des palier afin de guider l'action pédagogiqu
Contenu :
Nous avons créé un outil informatisé permettant le suivi individuel des validations des élèves dont nous avons la responsabilité ainsi que l'édition des livrets de compétences. Il a été conçu par une équipe mixte d'enseignants et de surveillant pénitentiaire passionnés d'informatique. Cet outil a aussi été pensé afin d'effectuer des recherches, selon des requêtes, sur la base constituée. Un tableau de bord permet aux enseignants de vérifier à tout moment le niveau d'un groupe d'élèves, selon la sélection qu'ils opèrent dans les champs : paliers / compétences / items. L'organisation de groupes de besoins est ainsi possible. Les validations de chaque élève sont transmissibles par fichiers informatiques entre les établissements afin de permettre le suivi du parcours de chaque élève en continuité. Enfin d'autres grilles de compétences ont été ajoutées dans l'outil en 2013 : le B2i niveau 1 et 2 et le B2i Adulte, les grilles de compétences du DILF et du DELF. L'outil est actuellement utilisé dans les 21 établissements pénitentiaires de sept départements (région pénitentiaire Nord - UPIR de Lille), et suit un déploiement national (Dijon, Marseille, Strasbourg, Bordeaux .

Automatisation de la carte des formations dans le second degré
Objectif(s) :
Fournir des tableaux de bord à partir d'un ensemble de données gérées par différents services académiques.
Contenu :
Ce projet, piloté par le SESPAG, fournira une application dynamique sur les différentes bases de données nationales et locales gérées par plusieurs services académiques. Les bases de données doivent avoir un minimum de deux points communs : le code établissement et le code formation. L'application sera accessible par tous les acteurs concernés par le projet (services et conseillers techniques) et fournira différents tableaux de bord (de suivi ou d’indicateurs) sur des données fiabilisées, partagées et enrichies par toutes les bases de données interrogées.

CITADEL = Covoiturage Idéal sur Trajets Académiques à la Demande...
Objectif(s) :
création d'un site de co-voiturage pour enseignants et personnels sur portail de l'académie de BESANCON ---> réduire de 25 à 30 % le budget déplacements et agir pour le Développement Durable.
Contenu :
Permettre aux collègues convoqués pour des commissions d'examens ou des stages de formation continue, d' avoir accès à la liste des personnes convoquées le même jour : pour favoriser le CO-VOITURAGE en tant que "conducteur " ou en tant que "passager" . Seul le chauffeur sera à rembourser ---> moins de travail de traitement pour les gestionnaires . Intérêt ECONOMIQUE : réduire de 25% à 30 % les 600 000€ de frais de déplacements de DIFOR et idem pour la Division des Examens et Concours. Intérêt ECOLOGIQUE : s'inscrire résolument et concrètement dans la politique de Développement Durable = donnée transversale de toutes les disciplines à travers une application NUMERIQUE = autre priorité du gouvernement. Intérêt PEDAGOGIQUE et HUMAIN : favorisera les échanges entre collègues avant et après les stages par des prolongements informels. Intérêt NATIONAL : on peut envisager de reproduire cela pour chaque académie. Intérêt en terme d'IMAGE de l'EDUCATION NATIONALE : usage concret et efficace des nouvelles technologies NUMERIQUES . n'arrivant pas à joindre 6 documents pour étayer mes propos, je les transmets au responsable de mon académie. Merci de

Gestion dématérialisée des documents de gestion
Objectif(s) :
La mise ne place d'une plate-forme mutualisée de gestion individuelle et financière des enseignants du premier degré nécessite la construction d'un outil de Gestion électronique des documents (GED)
Contenu :
L'idéal serait un outil accessible en ligne par les enseignants du premier degré, les circonscriptions de chaque département, les gestionnaires collectifs des départements et la plate-forme permettant une dématérialisation de la communication et une harmonisation des documents. Accès application intranet avec login et mot de passe. Accès à triple entrée : A - Demandes émanant des agents transmises aux IEN de circonscriptions 1 - Demandes individuelles émanant de l'enseignant Demandes ou formulaires harmonisés accessibles en ligne pour avis du DASEN, DSDEN d'origine et transmission aux autorités compétente : disponibilité, congés parentaux, temps partiel, inéats éxéats , congés de formation, PACD, démission, détachement, AEFE, échange avec l'étranger. Pas de transfert à la plate-forme à ce niveau de traitement 2 - Arrêts de travail : Envoi de la pièce scannée, par la GED si possible pour accélérer le traitement B – Documents émanant de l'administration Décisions des DASEN des départements d'origine après avis des comités médicaux, CAPD, ... C - Demandes émanant des enseignants et transmis directement à la Plate-forme GI

Politique Achats : trouver des parcours en entreprise pour des jeunes décrochés
Objectif(s) :
Le projet Jeunes décrochés – Politique Achats permet à un jeune décroché de suivre un parcours dans une entreprise titulaire d’un marché public du ministère, afin de construire un projet professionnel
Contenu :
Offrir des solutions concrètes à des jeunes sortis du système scolaire sans diplôme est devenu une cause nationale. Tous les services du ministère devaient se mobiliser pour trouver des parcours en entreprise. Il est apparu évident que la politique achat devait constituer un levier. Malgré l’absence de norme juridique spécifique, la DGESCO et la mission des achats (MdA) ont décidé de lancer une expérimentation « projet Jeunes décroché – Politique Achats ». La MdA a repensé les dispositifs contractuels en vue d’insérer des obligations d’action d’insertion ou de formation d’un Jeune décroché à la charge des entreprises, tout en assurant une sécurité juridique et économique à la démarche. Pour chaque marché, la Mission Générale d’Insertion (MGI) recherche un profil adapté et un référent pédagogique pour suivre le jeune. Les services prescripteurs, la MGI et la MdA, font le lien entre le jeune et l’entreprise et s’assurent de la bonne exécution de la clause sociale. A l’issue de son parcours, le jeune peut être embauché ou reprendre une formation. Au-delà de l’utilité sociale de la démarche, ce projet est exemplaire par le nombre de services impliqués et son envergure nationale.

EQUIPEMENT DES SALLES DE REUNION DU RECTORAT
Objectif(s) :
Face aux difficultés d'organisations et de préparations récurrentes des salles de réunion, la DLP propose un projet global d'amélioration du service rendu et d'équipement de ces espaces .
Contenu :
Un service formule sa demande de réservation de salle par mail et est informé rapidement de la disponibilité de celle-ci en recevant un catalogue et la charte d’utilisation. Le catalogue offrira la possibilité de choisir : La disposition de salle voulue (nombre de places assises, dispositions, pupitre, décoration photos et légendes à l’appui) L’utilisation de vidéo projection ainsi que la mise à disposition d'un nombre de microphones hf défini. Une charte destinée à définir les règles et conditions d’utilisation de la salle est fournie pour être signé en vue de responsabiliser les utilisateurs afin qu’ils fassent bon usage des moyens qui sont mis à leurs dispositions. Le projet consiste à installer un équipement de sonorisation fixe comprenant : une répartition sonore pour une bonne qualité d’écoute, un système d’amplification centralisé et des micro sans fils, un système de vidéo projection fixe adapté (la grande salle disposera d’un système automatisé), un boîtier de commande de l’ensemble des services et de connectiques sera mis à disposition des utilisateurs avec un système de mise en route centralisé par clé. Une interface web est en cours pour une bonne qualité de se

Bases de données partagées - Secrétariat SAIA Nantes
Objectif(s) :
- Accélérer l'accès aux données et la réponse aux interlocuteurs - Faciliter le traitement et le suivi des dossiers pour rester réactif et efficace face à l'augmentation des missions
Contenu :
Création, avec l'outil Access (voir pièce jointe): - d'une base centrale contenant les informations communes aux différentes missions du SAIA. - de plusieurs bases secondaires liées à la base centrale. Chaque base secondaire possède ses propres informations spécifiques et permet la gestion de chaque mission. Création ensuite de différentes requêtes, formulaires, états, tableaux-liés, documents-modèles... pour consulter, mettre à jour, renseigner, assurer le suivi, éditer, fusionner les données de toutes les bases. Ainsi, les mises à jour effectuées par l'une ou l'autre des 3 assistantes se répercutent automatiquement sur toutes les bases, les tableaux-liés, documents-modèles... Ce système permet à chaque assistante d'être réactive face aux questions des interlocuteurs (existe-t-il une demande au nom de ??), d'accélérer le traitement des dossiers en automatisant un maximum de tâches sans avoir à vérifier les informations communes, d'adapter rapidement les bases aux besoins du service et/ou des nouvelles missions. Je précise que ce système est possible sous réserve de la collaboration de chaque assistante et d'une harmonisation de travail au sein du SAIA.

L'ARBRE A VIE DU RECTORAT
Objectif(s) :
Nous proposons un projet destiné à favoriser l’information, le relationnel et la productivité de notre administration. C’est un point de rencontre, d’échange, d’information et de sécurité.
Contenu :
Sur le principe du Cross-media, il s’agit d’équiper les boxes superposés par étage en espaces de convivialité offrant les fonctionnalités suivantes : Aménagement d’un point de convivialité favorisant la communication entre personnel (petit réfrigérateur, four micro-onde). Installation d’un système de moniteurs en réseau destiné à faire parvenir aux deux publics, le personnel et les usagers des informations actualisées, mieux que des affiches dont le renouvellement est plus fastidieux. Ce système sera piloté à partir d’un même point avec deux destinations différentes (une à l’attention du public et l’autre adressée au personnel de l’établissement). Patienter à l’accueil n’est plus une perte de temps lorsque l’on peut être informé des différentes offres de service. Le personnel est lui concerné par un autre type d’information (Dispositions particulières et fonctionnement de l’établissement, Diffusion des projets académiques forts, Informations sur les objectifs de service (information du Recteur à l’attention du personnel, réunions, offres dédiées de formations, période d’examens occupation des salles etc…), voir documents joints.

Borne Navigo à la Centrale
Objectif(s) :
Faire gagner du temps aux agents et les encourager à utiliser les transports en commun
Contenu :
Pour faire gagner du temps aux agents, le SAAM pourrait envisager l'installation d'une borne de recharge pass Navigo dans les locaux de l'administration centrale. coût : un ordinateur et un boitier Navigo à 7 €

- Application CIBEL : de Controle Interne Comptable Et de Liaison
Objectif(s) :
- Offrir aux services académiques une application de contrôle interne comptable des crédits d'action sociale accessible depuis le portail académique, cette application pourra être élargie.
Contenu :
- Cette application dénommée CIBEL (de Contrôle Interne Comptable et de Liaison qui aussi une allusion à la déesse Cybèle en grec ancien Κυϐέλη / Kybélê signifiant « gardienne des savoirs ») accessible depuis le portail sécurisé académique permettra de retracer les opérations de le Contrôle Interne Comptable assurées quotidiennement. Les contrôles sont suivis par date et par montant financier. - Lorsque une anomalie de gestion est constatée une fiche de contrôle interne est envoyée de manière dématérialisée ou papier au gestionnaire de l'opération et, en parallèle, de manière uniquement dématérialisée à son supérieur hiérarchique. L'anomalie une fois rectifiée fait l'objet du retour de la fiche accompagnée de l'état de frais rectifié par le gestionnaire. - Un tableau de pilotage permet d'avoir en temps réel, le bilan du contrôle permettant de constater les types d'anomalies relevées, leur fréquence et leur importance (montant). - Grâce à l'analyse de ce bilan, l'identification des anomalies fréquentes devient possible et permet de les réduire. Cette application pourra être élargie à d'autres domaines de gestion grâce à des grilles de co

Réseau des secrétaires
Objectif(s) :
Valoriser le métier de secrétaire. Entrer dans une dynamique d'échanges. Faciliter et améliorer le quotidien des secrétaires.
Contenu :
Création d'un réseau des secrétaires d'établissement dans le but de valoriser leur métier, de susciter une vraie dynamique de réseau et d'échanges de bonnes pratiques. Une première réunion a permis d'initier la démarche. Les secrétaires ont pu notamment se rencontrer, échanger et connaitre leurs homologues académiques. Afin de créer un vrai maillage, des référents ont été désignés par bassin. Les référents se rencontreront lors de réunions régulières afin d'aborder les points clés à étudier, d'impulser et de pérenniser cette démarche.

 

Information

 Pour en savoir plus sur un projet, n'hésitez pas à vous rapprocher de l'équipe projet nationale : impulsions@education.gouv.fr