GUYANE
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Résultats

Projets innovants primés


PARENTS : RANGEZ VOS CRAYONS, LES DOCUMENTS SONT PRE-REMPLIS !! (2013)
Objectif(s) :
- pré remplir les dossier d'inscription pour les élèves du 2nd degré - Fiabiliser la Base Elèves Académique - Faciliter et valoriser le travail de saisie des fiches élèves en établissement
Contenu :
Pré-remplir les différents dossiers d'inscription élèves : Pour ce projet, nous souhaitons pré-remplir les dossiers d'orientation, les dossiers de demande bourse, les dossiers d'inscription, les notifications d'affectation pour les nouveaux arrivants... Évidemment cette liste n'est pas exhaustive. Ces dossiers seront pré-remplis à partir de la base élèves académique (BEA). Les parents devront rayer et modifier en ROUGE les informations erronées : cela facilitera le travail de saisie de la base élèves (SIECLE) par les gestionnaires établissement. Les informations corrigées remonteront dans la BEA. Objectifs : - Donner une meilleure image de l’Éducation Nationale auprès des parents - Fiabiliser la BEA : Faciliter les contacts entre l'administration et les parents (orientation, convocation examens...) - Fiabiliser les statistiques (catégorie socio-professionnelle des parents, origine scolaire des élèves..)

GESTSAIO:GESTION DES FLUX, SUIVI DES DOSSIERS ET STATISTIQUES (2016)
Objectif(s) :
Diminution de l'efficacité au sein du service, car: -affluence dans les couloirs à certaines périodes de l'année qui provoque un dysfonctionnement dans l'organisation du service -impossibilité de
Contenu :
Ce projet a pour but de concevoir un outil de communication et de gestion commun au service. Grâce à celui-ci, il sera possible de suivre l'évolution des dossiers, d'informer et de répondre aux demandes des familles dans les meilleurs délais et cela, quelque soit l'agent du service qui les recevra. Il sera également possible de produire des statistiques. Premièrement, cet outil servira à: -mettre en place une interface commune pour la réorganisation du service. -contrôler les allers et venues, le temps d'attente dans les couloirs du SAIO et précisément lors de la période de l'affectation. -informer et répondre aux demandes des familles, dans les délais impartis dans la charte Marianne et quelque soit l'agent présent. -assurer une fluidité. -identifier le type de demande adressée par les familles. -comptabiliser le nombre de visites durant cette période. Deuxièmement, il permettra d'élaborer des statistiques réelles nécessaires aux requêtes ponctuelles et à la rédaction des bilans. Enfin, il apportera à l'équipe des compétences supplémentaires, telles qu'un langage commun, une rigueur méthodologique et une mutualisation des tâches.

Adaptation d'un logiciel relations clients aux besoins spécifiques d'un GRETA (2017)
Objectif(s) :
Le fer de lance du service public de la formation pour adultes est constitué par les GRETA. Leur objectif est de fournir une offre de formation individualisée. Une action de formation implique au moins 4 acteurs : le GRETA, le financeur de la formation, le bénéficiaire de la formation, le prescripteur de la formation (celui qui oriente le bénéficiaire). Peut aussi s'ajouter l'employeur du bénéficiaire. À ce jour, aucun logiciel libre de gestion des relations clients n'est en mesure de prendre en compte cette diversité d'interlocuteurs. Cette situation est bloquante pour les GRETA qui ont déjà beaucoup investi dans la création d'un logiciel (Progré) de gestion administrative et financière. Est-il possible de modifier la structure d'un logiciel libre de gestion des relations clients (CRM) existant afin de tenir compte de la diversité des acteurs ? Si c'est possible, alors dans quelle mesure peut-on l'implémenter sur le terrain ? Avec quels résultats ? Une telle réalisation aura pour objectifs de fluidifier les flux d'activités en interne, d'assurer la continuité du service en facilitant la prise en main des dossiers par de nouveaux salariés (gestion du turn-over), de proposer un archivage dématérialisé de documents contractuels et enfin d'augmenter sensiblement la capacité d'émission de devis de formation pour développer l'activité de formation.
Contenu :
La solution trouvée est l'adaptation du logiciel SugarCRM (dans sa version libre et gratuite) et son déploiement sur le Dispositif d'Evaluation et de Formation Individualisée (Défi) du Greta Centre Est Guyane à Cayenne. Le projet s'est déroulé sur une période de 18 mois entre avril 2015 et septembre 2016. La notion d'affaire (une vente dans la version classique d'un CRM) devient une action de formation. La structure de la base de données est modifiée afin d'inclure des relations entre les contacts du type : finance/est financé par ; prescrit/est prescrit par ; emploie/est employé par. Les parties prenantes à une action de formation ont été diversifiés pour inclure : les participants à la formation, les financeurs de la formation et les prescripteurs de la formation. Toutes les fonctions sont impliquées : assistantes de formation, coordonnateur pédaogique, formateurs, conseiller en formation continue. L'archivage dématérialisé est mis en oeuvre pour : les formulaires de renseignements individuels, les feuilles d'émargements et les conventions de financement.

Application de gestion des conseils de discipline (2017)
Objectif(s) :
De nombreux conseil de discipline ont lieu dans l'académie. L'ensemble de procédure est longue et les exigences sont nombreuses: respect des délais, envoi des convocations, envoi de notification de décisions à l'issue du conseil de discipline, transmission des pièces au service du rectorat afin qu'ils procèdent à la scolarisation des élèves exclus. la législation impose un certain nombre de pièces à joindre en plus du procès verbal et ceci dans un délai de 5 jours. Le nombre de pièces à joindre est significatif et parviennent parfois dans des délais trop longs. Par ailleurs certains établissements n'utilisent pas les documents qui sont mis à jour et qui leur sont envoyés en début d'année. Il s'agit donc de mettre en place un outil qui pourra faciliter la gestion de ces conseils de discipline et ce pour l'ensemble de l'académie.
Contenu :
Création d'une application de gestion des conseil de discipline. Les objectifs sont les suivants: • Utiliser un outil commun permettant de simplifier les procédures et traiter progressivement les différentes phases saisie d'information et édition de documents • Valider en fin de saisie et transmettre directement au rectorat • Aider à la réaffectation des élèves exclus (production courriers de réaffectation) • Harmoniser les pratiques académiques • Améliorer la visibilité des services académiques sur les conseils de discipline tenus en EPLE De plus l'outil pourrai offrir les moyens de relance quand il manque des documents et permettrait de mettre en place des indicateurs et des éléments statistiques pour le service, les rapports d'activité, et la gouverance

Outil de gestion des affectations scolaires dans les colléges de l'académie (2017)
Objectif(s) :
Nous effectuons des affectations d'élèves tout au long de l'année scolaire. elles sont de différents types: élèves entrants dans l'académie, élèves allophones nouvellement arrivés, demande de changements d'établissements, affections d'élèves suite à des exclusions après conseils de discipline. Les outils en place n'était pas efficaces. nous avons donc réfléchi en équipe à la conception d'un outils permettant de gérer l'ensemble des types d'affectations et capable aussi de permettre la production d’indicateur et l'élaboration de statistiques
Contenu :
Conception, réalisation et mise en place d'un outil à partir d'Access permettant de regrouper les types d'affectation, de produire et publi-poster les notification d'affectation qui sont adressées à la fois aux établissements et aux familles, de mesurer l'activité dans cette mission d'affectation, d'être en mesure de produire des indicateurs et des statistiques pour la gouvernance et les rapport d'activité.

 

Information

 Pour en savoir plus sur un projet, n'hésitez pas à vous rapprocher de l'équipe projet nationale : impulsions@education.gouv.fr