GUADELOUPE
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Résultats

Projets innovants primés


OCTAV (Outil de Constitution des Titres A Valider) (2013)
Objectif(s) :
Harmoniser la procédure de traitement des titres à valider. Formaliser la lettre de notification à l’agent. Assurer le suivi des dossiers ad hoc.
Contenu :
Contexte L’administration qui a versé une rémunération à tort à un agent doit aussitôt mettre en place une procédure de recouvrement appelée proposition d’émission de titre (PEDT). Constat effectué - important stock de PEDT non traitées, - existence d’une procédure spécifique à chaque division de personnel (DP), - non suivi des dossiers, - défaut d’information de l’agent sur l’objet de l’indu, source de contentieux potentiels. Innovation L’outil Excel OCTAV développé par la Coordination Paye (CP) est désormais implanté dans les DP. Les éléments relatifs à la PEDT saisis dans le fichier par chaque gestionnaire permettent la production automatisée : - du courrier de notification à l’agent précisant l’objet et les modalités de recouvrement du titre, - de la fiche de liaison interne destinée au suivi financier des PEDT bientôt appelées titres à valider dans le logiciel CHORUS. Amélioration Pour l’administration, cette procédure a, non seulement, rationalisé les tâches et harmonisé les pratiques internes dans les DP, mais aussi diminué le risque de contentieux par une information systématique et préalable de l’agent susceptible d’exercer son droit de contestation.

Outil de calcul de l’Indemnité Forfaitaire de Changement de Résidence (IFCR) (2013)
Objectif(s) :
Automatiser, fiabiliser et sécuriser le calcul de l’indemnité forfaitaire de changement de résidence dans le cadre du contrôle interne comptable. Établir un contrôle partenarial avec le comptable.
Contenu :
Contexte L’indemnité forfaitaire de changement de résidence est versée au titre des frais de déménagement, sous conditions réglementaires, aux agents qui changent de résidences administrative et familiale. Situation antérieure Le calcul de l’indemnité était manuel et l’état de liquidation imprimé à partir d’une feuille Excel. Constats : perte de temps et erreurs potentielles sur les montants ; précisions à fournir au comptable par manque de lisibilité des calculs ; pas de conservation du dossier en informatique. Innovation Le service informatique a développé une application dénommée IFCR permettant : -L’authentification sécurisée du gestionnaire -L’initialisation du dossier agent à partir des bases de gestion de personnel -La prise en compte de la réglementation dans le calcul -La génération de l’état de liquidation et du bordereau des pièces à l’attention du comptable Amélioration -Le calcul est automatisé et le temps de saisie réduit. -Le délai de paiement des dossiers est diminué, le comptable ayant la garantie de la fiabilité des calculs. Dès lors, son contrôle ne s’exerce plus qu’a posteriori et périodiquement selon le principe du contrôle partenarial.

ISSR (2013)
Objectif(s) :
Aide à la saisie des indemnités de remplacement (ISSR) dans les bases Agape et Epp
Contenu :
Un compte-rendu d’activité, sur lequel sont indiqués les dates et le lieu du remplacement, arrive au bureau de gestion. La saisie des indemnités de sujétions spéciales de remplacement sur les bases se fait à l’aide : - d’un calendrier sur lequel les vacances et jours fériés sont reportés, - du tableau des distances entre communes, - du tableau de correspondance entre les kilomètres et le code-taux à saisir. Ces tableaux sont ceux du fichier ci-joint « documents ISSR.pdf » Le gestionnaire doit contrôler le nombre de jour de remplacement avec les dates données dans le compte-rendu et trouver le code-taux. Le fichier ISSR permet de trouver le nombre de jour et le code-taux sans utiliser les documents listés ci-dessus.

Projet de diffusion d’informations au LPO : INFOLPO (2016)
Objectif(s) :
Une double problématique : créer des RDV d'informations dans l’établissement et créer un support pédagogique innovant. Pour le Proviseur, il est primordial de communiquer de façon automatique et cib
Contenu :
Le système INFOLPO sert à informer par écrans et de façon ciblée (affichages distincts par zone), la communauté scolaire du LPO. • Affichages différenciés (contenus et zones d’affichage) • 8 points d’affichage : Entrée (1), préau (1), Admin(1), Vie scolaire (2), salle des Professeurs (1), CDI (1) et Chef des Travaux (1). Il se compose des matériels et logiciels communiquant via le réseau informatique du lycée : • des applications d’édition et de supervision d’affichage sur des postes d’édition fixes (Proviseur, Cpe, Chef de travaux, Cdi…) et mobiles (tablette Android du Proviseur). • des applications d’affichage sur des Téléviseurs • des applications serveur et bases de données. AVANTAGES ET RESULTATS • Crée un nouveau RDV d’information et de rencontre dans l’établissement. • Renforce l’image et de la notoriété de l’établissement aussi bien en interne qu’auprès des visiteurs. • Informe rapidement un maximum de personnes sur des informations classiques (un changement de salle…) ou plus urgentes (alerte sécurité…). • Dirige les visiteurs lors de réunions ponctuelles ou d’examen ou journées portes ouvertes. EN SERVICE DEPUIS UN AN ET DEMI ET UTILISE AU QUOTIDIEN

GESTDEMAT (2016)
Objectif(s) :
Le constat - Un mode de classement et un archivage non structurés - Une recherche chronophage des documents - Une utilisation de papier disproportionnée par rapport aux recherches de documents -
Contenu :
Pour l’exemple nous prendrons les cahiers « COURRIER ARRIVE » et « COURRIER DEPART ». Dans le dossier MES DOCUMENTS de l’ordinateur, Créer un dossier COURRIER ARRIVE et un dossier COURRIER DEPART. Dans un classeur Excel, nous reproduisons la ligne de titre du cahier papier COURRIER ARRIVE, dans lequel nous enregistrons le courrier et les messages. Les documents reçus sont scannés en PDF et enregistrés sous le numéro d’ordre qui lui correspond dans le dossier "COURRIER ARRIVE". Les messages électroniques reçus avec l’application Outlook sont copiés et collés également dans le dossier sous leur numéro d’ordre. A l’aide de la fonction lien hypertexte, les documents sont liés par le numéro d’ordre au document Excel. Les documents COURRIER DEPART sont scannés et enregistrés de la même manière. Dans le cas du courrier départ nous aurons deux liens. - Au départ de la feuille Excel vers le document word - Au départ de la feuille Excel vers le document PDF (une colonne PJ est insérée alors) Dans ce cas le classeur papier n’a pas lieu d’être. Lorsque la sauvegarde du dossier est faite quotidiennement, ce procédé fonctionne parfaitement et s’adapte à toutes les fonctions adminis

SADEC : Système Académique de Dépôt et Exploitation de Candidatures. (2016)
Objectif(s) :
-optimiser la gestion des candidatures (gain de temps, gain d'espace) -dématérialiser (économie) -développement durable
Contenu :
Proposition de solution fonctionnelle : *RECEVABILITE : Inscription du candidat à partir de l’application sur le site du rectorat (pièces justificatives à joindre obligatoirement au dossier pour validation). *TRAITEMENT : 1/traiter les dossiers et accuser réception directement par un lien vers la messagerie du candidat. 2/classer les dossiers par champ disciplinaire via une base de données accessible par code d’accès pour les IPR/IEN. 3/émettre des avis pédagogiques après entretien avec les candidats. *FINALITES : -vivier de candidatures exploitables pour répondre efficacement et rapidement dans le cadre du remplacement de professeurs, -possibilité d’archivage des dossiers inexploités, -réduction des frais postaux et consommables.

Gestion EANA (2019)
Objectif(s) :
Améliorer l'accueil des élèves allophones et leur parents. Alléger et faciliter les procédures d'inscription, tests, et affectation des élèves allophones dans l'académie (EANA). Créer un réseau réactif entre tous les acteurs participant à l'inscription de l'élève: Directeur d'école, chef d'établissement, Divisac, SAIO, CASNAV, Parents sur une plate forme ou une application sécurisée. Ce réseau pourra réduire le temps et la gestion administrative lourde entre l'inscription, le test de positionnement et l'affectation en établissement. Ce réseau permettra aussi de Créer un suivi des élèves dans leur scolarité en cas de changement d'établissement ainsi qu'un suivi de cohorte plus clair.
Contenu :
Améliorer l'accueil et la prise en charge des élèves allophones. Alléger des démarches lourdes d'inscription Relier des services sur un réseau unique Gain de temps Suivi facilité pour les parents souvent non francophones (module langue sur l'application par exemple..)

 

Information

 Pour en savoir plus sur un projet, n'hésitez pas à vous rapprocher de l'équipe projet nationale : impulsions@education.gouv.fr