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programme d'informatisation des visites médicales scolaires (2013) |
Objectif(s) :
Je travaille avec 2 médecins scolaires sur un secteur rural de 66 écoles.
En l'absence de programme informatique, j'ai imaginé 2 outils excel, pour répondre aux attentes des médecins au quotidien. |
Contenu :
1- Visites médicales
2- Bilans de 6ans
Objectifs:
Effectuer le suivi des visites médicales:
- rechercher un, ou plusieurs élèves donnés
- contôler l'avancement des visites médicales
- créer une liste d'élèves à revoir, de rappels d'avis à faire.
Visionner à tout moment l'activité du médecin:
- répondre à toute requête en cours d'année (ex: comptabliliser EE, ESS, PAI, Avis, en triant par pathologie)
- étudier un sujet particulier (ex: comparaison PAI nouveaux, et reconduits) illustrer par graphiques.
- répondre aux enquêtre statistiques ministérielles par anticipation et avec précision.
Méthode:
Chaque tableur recense tous les élèves vus par les médecins.
1 à la demande, dans les écoles élémentaires
2 lors du bilan de 6 ans en maternelle.
Des colonnes sont prévues pour inscrire tous les renseignements utilisables.
A partir de ces bases de données, il est aisé de créer des rapports de tableaux croisés dynamique dans d'autres ongles, pour répondre aux objectifs ciblés.
Système pour faciliter la tâche de la secrétaire médicale, en lui apportant réactivit précision et modernité.
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Entretien de suivi des personnels nouvelllement nommés à la DSDEN du Rhône (2013) |
Objectif(s) :
Ce dispositif est destiné à améliorer l'accueil et le suivi des personnels nouvellement nommés à la DSDEN du Rhône chaque année à travers un entretien organisé après un trimestre de travail. |
Contenu :
La prise de fonction étant un moment essentiel dans la carrière de l'agent titulaire, que ce soit lors d'une première affectation ou suite à une mobilité professionnelle, elle se doit d'être un rendez-vous réussi entre l'administration et son personnel.
C'est pourquoi, dans une démarche de gestion qualitative des ressources humaines, il a été décidé d'instituer un entretien pour les personnels nouvellement nommés, avec le chef de la division DPA et son adjoint à compter de la rentrée 2012.
Organisé après un trimestre de travail, cet entretien permet de faire un bilan après que les personnes aient pu se familiariser avec leurs fonctions, leurs collègues et leur environnement professionnel.
Les responsables de la DPA n'étant pas les supérieurs hiérarchiques, peuvent être évoqués notamment des problèmes parfois inconnus de ces derniers (reconnaissance de qualité de travailleur handicapé, problèmes de santé... pouvant avoir des conséquences sur le travail effectué) ou n'ayant pu être résolus au sein du service (conflit avec la hiérarchie ou les collègues...).
A l'issue des 17 entretiens organisés, il s'avère que la mise en place de ce dispositif a été appréciée par les pe |
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Dématérialisation des bordereaux d'envoi (2013) |
Objectif(s) :
Au lieu d'imprimer une copie des bordereaux d'envoi, il sont enregistrés dans un fichier (par année scolaire)
avec pour base un modèle de document. |
Contenu :
Un modèle est créé sous word, qui est enregistré. Plusieurs modèles en fonction des différents envois (Rectorat, Conseil général, Direction départementale, ...) avec l'adresse propre de ces administrations. Ce document est composé d'un tableau de 3 cases : Nombre de pièce, Désignation et Observation. Un début de phrase est pré-inscrit "Vous trouverez ci-joint", ce qui permet de saisir directement le contenu de l'envoi. Dans la case Observations ; une liste déroulante permet de choisir l'information à délivrer : Pour suite à donner, Pour information, Pour avis, ...
Lors de l'enregistrement de ce document, il est demandé d'enregistrer une copie - dans un dossier distinct - qui permet d'avoir un numéro chronologique. Le numéro chronologique du fichier permet de retrouver la date d'élaboration du fichier.
La recherche d'un bordereau est possible grâce à ces éléments.
A chaque changement d'année, faire un nouveau fichier qui permet donc de garder un exemplaire des bordereaux envoyés. |
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Outil informatique de saisie de l'activité des CMS (Centres médico-scolaires) (2016) |
Objectif(s) :
La constatation des inégalités sociales de santé nous a conduits à élaborer une nouvelle organisation des interventions des médecins scolaires: recentrée sur les CMS et privilégiant les populations d |
Contenu :
Cette répartition en 2 zones de difficultés demande à être évaluée. Un outil était nécessaire.
Si notre répartition est valide, les sollicitations pour les élèves en zone A devraient être plus importantes que pour ceux en zones B.
Ce programme informatique permet d'enregistrer l'activité quotidienne au sein de chaque CMS.
Chaque demande, type d'appel, motif, origine, suite donnée, par qui, nombre de consultations médicales au sein du CMS... est ainsi enregistré par la secrétaire et rattaché, via le menu déroulant à l'établissement de l'élève répertorié A ou B.
Cet outil vise 2 buts:
- Tout au long de l'année on peut voir d'où proviennent le plus de demandes, établissements A ou B, et comparer avec notre répartition, nous permettant ainsi de juger de sa validité et de l'ajuster si nécessaire.
- Mais aussi visualiser l'activité réelle au sein des CMS, largement méconnue tant au sein de l'éducation nationale que des collectivités territoriales qui les financent.
Les 6 CMS du département l'utilisent depuis septembre 2015. |
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Application de prêt de matériel aux enfants en situation de handicap (2016) |
Objectif(s) :
Le prêt de matériel aux enfants en situation de handicap fait intervenir plusieurs services, spécialisés dans leurs domaines de compétence (circonscription ASH, service des achats, division des élèves |
Contenu :
Nous développons donc une application nommée GEMAH : Gestion de matériel informatique adapté aux enfants en situation de handicap. Ce logiciel pourra à terme être repris par notre académie toute entière, ainsi que par tous ceux qui en feront la demande. Il va permettre de créer des fiches élèves sur la base des décisions rendues par la MDPH (Maison Départementale des Personnes Handicapées), via les CDA (Commission des Droits et de l'Autonomie).
Le circuit de prise en charge est complexe et fait intervenir quatre services différents. Il faut gérer les dossiers spécifiques aux enfants en situation de handicap (circonscription ASH), acheter le matériel (DAF), suivre les élèves et les conventions de prêt de matériel (Divel), et préparer/ remettre aux familles / réparer les ordinateurs, car une grosse partie du matériel est composé de portables (service informatique).
Travailler sur un outil unique va permettre d'optimiser le travail de chacun, et d'être encore plus efficace. Au final, cela permettra de rendre un service de qualité optimale à des familles souvent désabusées devant des procédures longues, fatigantes, et très compliquées.
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Indicateurs financiers (2017) |
Objectif(s) :
Linstruction codificatrice M9-6 fixant le cadre budgétaire et comptable des EPLE, précise que « lavis de lagent comptable sera utilement recueilli sur les actes à caractère financier, préalablement à leur présentation au conseil dadministration ».
A ce titre, lors de prélèvements sur fonds de roulement ou lors danalyse de la situation financière de lEPLE, lagent comptable est amené à devoir calculer un certain nombre dindicateurs financiers clés tels que : le fonds de roulement/jours de fonds roulement/trésorerie
Ce calcul était réalisé manuellement en fonction de données issues des balances. La problématique étant de pouvoir mettre à la disposition des agents comptables un outil automatisant ces calculs ce qui permet dune part de sécuriser les données et dautre part duniformiser les pratiques. Un premier outil excel réalisé par lacadémie de Lyon (Département daide et de conseil aux EPLE) a été mis à la disposition des agents comptables de lacadémie de Lyon et de Grenoble. Toutefois, dun point de vue technique il a atteint ses limites car il ne permet pas dévolution. Or les retours pertinents des agents comptables nous conduisent à proposer une solution web.
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Contenu :
En effet, les agents comptables souhaitent disposer dindicateurs financiers consolidés à la fois au 31 décembre dune année et à linstant T, c'est-à-dire par le bas du bilan au moment d'un prélèvement sur fonds de roulement. Par ailleurs, il est pertinent pour eux, afin détayer leur analyse financière davoir le détail de la classe 4 c'est-à-dire des dettes et des créances. Aussi, lapplication nécessitait un développement web ce qui permet de ne plus être limité techniquement.
Cette application propose donc le calcul automatisé dindicateurs en important une extraction de la balance issue de lapplication financière et comptable GFC. Il suffit alors de rentrer comme donnée le montant des prélèvements et la date du conseil dadministration. Le calcul est instantané et donne l'ensemble des indicateurs financiers au dernier compte financier et au jour de la balance. De plus, elle détaille les soldes de la classe 4 et donne accès à l'historique des principaux indicateurs financiers sous forme de graphique qui pourront affiner l'analyse de l'agent comptable. Les documents pourront être extraits au format PDF et ainsi transmis de façon dématérialisée à l'ordonnateur.
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Création d'un vade-mecum de la secrétaire en collège (2017) |
Objectif(s) :
Constat :
Dans l'académie de Lyon, sur les 330 établissements du 2nd degré de l'Académie de Lyon, 210 sont des collèges, ce qui représente plus de la moitié des agents nommés sur un poste de secrétaire de direction.
Lorsquun agent est nouvellement nommé sur un poste de secrétaire dans un collège, il doit assurer une multitude de tâches.
Malgré les formations organisées par le Rectorat, toutes les missions et compétences mises en uvre ne sont pas abordées. Les secrétaires en collège ne peuvent s'appuyer actuellement sur un outil de type recueil décrivant les procédures utilisées dans leurs missions et recherchent une aide auprès de collègues d'autres établissements.
Dans les petits établissements, la secrétaire est souvent assimilée à une assistante de direction et doit être autonome dans son travail. La plupart des agents assurent seuls leur fonction et leurs missions sont parfois déployées très différemment selon les équipes de direction.
La diversité des tâches à accomplir : gestion du personnel, organisation dévénements (élection, réunion, ...), recherche et classement de documents, tâches administratives diverses, accueil du public et des personnels, nécessite une optimisation des tâches sur le temps de travail.
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Contenu :
La secrétaire de direction en collège devrait pourvoir consulter une base d'information lui permettant de rechercher des données (fiches techniques, ressources documentaires, calendrier, ...) nécessaire à son travail.
La création d'un livret d'informations dématérialisé (sur le portail INTRANET IDEAL, par exemple) permettrait de reprendre non seulement les tâches à effectuer, mais aussi développer certaines procédures (par exemple, la gestion des dossiers des assistants d'éducation). De plus une plate-forme (genre forum) permettrait aux secrétaires d'échanger leur façon de travailler, de comparer leurs problèmes et solutions et de partager des informations.
Cet outil permettrait aussi de valoriser le métier de secrétaire de direction dans un collège, ainsi qu'une meilleure offre de service tant auprès de l'Administration, des personnels, que des élèves et des parents.
Une "équipe ressource" devrait être chargée dans un premier temps, de trier, classer et mettre en ligne les informations et fiches collectées et dans un second temps d'assurer une veille documentaire. |
