CLERMONT-FERRAND

Résultats

Projets innovants primés


Dématérialisation de documents pour en faciliter l’utilisation et la circulation (2013)
Objectif(s) :
Transformer les flux administratifs par une dématérialisation des documents et en faciliter l’utilisation en intégrant des informations pré-initialisées et des tables de dépouillement aux fichiers.
Contenu :
Préalablement au projet de dématérialisation, il a été nécessaire d’harmoniser l’organisation et les documents utilisés par les quatre départements de l’académie. Les documents réalisés ont été conçus avec un tableur sans programmation informatique. La dématérialisation a consisté à réaliser des formulaires informatiques pré-initialisés pour faciliter la saisie des utilisateurs. Ces formulaires intègrent leur propre mode opératoire, des contrôles de cohérence et un cadre spécifique facilitant les adressages électroniques multiples qui se substituent à l’envoi postal. Pour apporter de la fiabilité aux retranscriptions et faciliter le dépouillement des informations, ces fichiers comportent en leur sein, une «table de dépouillement» dont la mise à jour est induite par la saisie du document. Cette table est un «tableau caché» dont la présentation est pré-formatée et transparente pour l’utilisateur initial. Ce dispositif permet à l’utilisateur final de consolider (copier/coller) dans un seul fichier de synthèse l’ensemble des informations reçues. Ainsi, ces fichiers de synthèse peuvent être facilement triés, classés suivant les utilisations souhaitées et partagés par les ac

Bienvenue au rectorat (2013)
Objectif(s) :
Favoriser l’intégration des personnes nouvellement nommées en anticipant toutes les tâches qui peuvent et doivent l’être pour la mise en place d’un environnement de travail personnalisé
Contenu :
Etre et se sentir bien accueilli, c’est le jour J, avoir les informations et les droits sur les services pratiques et l’environnement de travail. Actuellement, pour atteindre ce résultat, des tâches sont gérées par différents services du rectorat indépendamment les uns des autres. Après enquête, il s’avère que ces tâches sont souvent faites à la demande de l’arrivant, ce qui n’est pas satisfaisant et engendre complexité et retard dans l’installation de la personne. Le projet « bienvenue au rectorat » propose une chaîne cohérente de tâches et d’informations utiles aux gestionnaires du dossier administratif du nouvel arrivant et à la mise en place de son environnement de travail. Une méthodologie orientée modélisation de processus métier permet, dès émission de l’avis d’affectation de la personne recrutée, que toutes les tâches s’enclenchent sans l’intervention du nouvel arrivant. Une étude des besoins a été menée et a donné lieu à la rédaction d’un cahier des charges présenté en annexe 1. Le processus complet, décrit avec le formalisme BPMN, est présenté dans le document : « Circuit d’informations - Enchainement des tâches (annexe 2) ».

Didacticiel d'accompagnement dans la réforme du cadre budgétaire et comptable (2013)
Objectif(s) :
Elaborer un outil utilisant les moyens de formation à distance, et permettant d'accompagner les collègues dans la réforme du cadre budgétaire et comptable
Contenu :
La réforme du cadre budgétaire et comptable implique de nombreuses modifications: - Sur le plan juridique, avec des modifications du code de l'éducation - Sur le plan comptable, avec une nouvelle nomenclature - Sur le plan informatique, avec la refonte du logiciel de gestion financière et comptable des EPLE. Les dimensions juridiques et comptables ont été abordées lors de formations présentielles sur deux journées en mai 2012. La dimension informatique pouvait être abordée en utilisant les dispositifs de formation à distance, et c'est cette piste qui a été explorée entre avril et octobre 2012. Le didacticiel a donc été diffusé en octobre 2012 aux personnels de l'académie de Clermont-Ferrand. Il est également accessible aux personnels des autre académies depuis novembre 2012, à la demande de la Direction des Affaires Financières. Deux autres didacticiels sur la réforme du cadre budgétaire et comptable sont diffusés depuis janvier 2013: "Comptabilité budgétaire" et "Comptabilité Générale"

Vers une application de gestion des mobilités à l'étranger (2015)
Objectif(s) :
Dans le cadre de la modernisation des services de l’État, de la volonté d’automatiser le traitement des informations, de sécuriser les flux et d’améliorer les délais de mise à disposition des données,
Contenu :
Le projet consiste surtout à sensibiliser sur la nécessité de la mise à l'étude d'une application (nationale) pour automatiser la gestion des informations concernant les "mobilités individuelles et collectives à l'étranger" des élèves et des personnels d'une académie. Il s'agit avant tout, à partir du constat des données disponibles et des flux d'informations en place, d'intégrer une dimension "mobilité à l'étranger" dans les projets de modernisation en cours (ex : DEMACT). L'idée principale est de normaliser l'échange des données avec d'autres applications (Orquestra pour les enquêtes nationales, Ariane pour le suivi des voyageurs sur le site du ministère des affaires étrangères). En plus de la centralisation des informations et de l'amélioration du circuit des données, il s'agit aussi d'offrir un espace de ressources (législation, bilans) bien défini en cas de crise.

Suivi numérique des rendez-vous de carrière des enseignants (2017)
Objectif(s) :
La mise en place de l'évaluation dans le cadre des rendez-vous de carrière des enseignants suppose des échanges entre inspecteurs, chefs d'établissements dans le second degré, enseignants et membres des services de gestion. La circulation de documents papier risque d'entraîner des pertes de temps et d'éventuelles pertes. Pour être efficace, le nouveau dispositif élaboré dans le cadre du PPCR des enseignants suppose une bonne fluidité pour la circulation des informations, ce qui pourrait être facilité par la mobilisation de ressources numériques. Il serait en outre possible d'envisager des solutions pour enregistrer les prises de connaissance par les différentes parties impliquées en faisant appel à des processus de signature électronique, ce qui accélérerait et fiabiliserait le traitement des informations. Au bout du compte, le projet envisagé a pour objectif de faciliter le travail des personnels impliqués dans les différentes étapes de l'évaluation des enseignants, tout en offrant une meilleure transparence dans ces opérations, les rendant ainsi plus facilement accessibles pour les enseignants eux-mêmes.
Contenu :
L'objectif est de créer une application numérique pour gérer les échanges de documents entre les inspecteurs, les chefs d'établissements, les enseignants et les services de gestion des personnels. Cette application intégrera en outre la problématique de la sécurité des données et de leur validation par l'utilisation de signatures électroniques. Elle permettra enfin la conservation sécurisée des documents générés lors des rendez-vous de carrière.

 

Information

Pour en savoir plus sur un projet, n'hésitez pas à vous rapprocher de l'équipe projet nationale : impulsions@education.gouv.fr